Các chính sách

TẬP ĐOÀN TRANSFI
CHÍNH SÁCH QUYỀN RIÊNG TƯ TOÀN CẦU

Cập nhật lần cuối: Tháng 10 năm 2024

LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về Chính sách quyền riêng tư này, bạn có thể liên hệ với chúng tôi:
Qua email: compliance@transfi.com

1. Mục tiêu của Chính sách quyền riêng tư của TransFi là gì?

“TransFi” đề cập đến Trans-Fi Inc. cùng các đơn vị liên kết và công ty con trên toàn thế giới, bao gồm Trans-Fi UAB và NEOMONEY INC. (gọi chung là “Tập đoàn TransFi”, “TransFi”, “chúng tôi”). 

TransFi có thể chia sẻ dữ liệu cá nhân của bạn với các đơn vị khác (công ty con và đơn vị liên kết) và sử dụng dữ liệu đó theo Chính sách quyền riêng tư này.

Mục tiêu của chính sách quyền riêng tư của TransFi (tất cả các công ty con và đơn vị liên kết) (“Chính sách quyền riêng tư”) là cam kết bảo vệ quyền riêng tư của bạn. Vui lòng đọc kỹ vì chính sách này có hiệu lực pháp lý khi bạn chọn sử dụng Dịch vụ của chúng tôi. Vì mục đích của các quy định bảo vệ dữ liệu liên quan, TransFi có thể đóng vai trò là “bên kiểm soát dữ liệu”, “bên xử lý dữ liệu” hoặc cả hai đối với thông tin của bạn.

Chính sách quyền riêng tư này mô tả cách chúng tôi thu thập, sử dụng, xử lý và trong một số điều kiện nhất định, tiết lộ dữ liệu cá nhân của bạn khi bạn truy cập Dịch vụ của chúng tôi, bao gồm nội dung của chúng tôi trên Trang web tại www.transfi.com hoặc bất kỳ trang web, trang, tính năng hoặc nội dung nào khác mà chúng tôi sở hữu hoặc vận hành, bao gồm nền tảng giao dịch thanh toán TransFi (gọi chung là “Trang web”), hoặc bất kỳ tiện ích, giao diện lập trình ứng dụng (“API”) của TransFi hoặc các ứng dụng của bên thứ ba dựa trên API đó, các sản phẩm (Thanh toán, Thu tiền và Ramp) và các dịch vụ liên quan (gọi chung sau đây là “Dịch vụ”).

Chính sách quyền riêng tư này cũng giải thích các bước chúng tôi đã thực hiện để bảo mật thông tin cá nhân của bạn. Cuối cùng, Chính sách quyền riêng tư này giải thích các tùy chọn của bạn liên quan đến việc thu thập, sử dụng và tiết lộ thông tin cá nhân của bạn. Bằng cách truy cập Trang web, bạn chấp nhận các thực tiễn được mô tả trong Chính sách quyền riêng tư này đối với Trang web. Nếu bạn không thừa nhận và chấp nhận Chính sách quyền riêng tư này, bạn không được sử dụng Dịch vụ.  

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về chính sách này, vui lòng gửi đến compliance@transfi.com.

2. Chúng tôi thu thập những thông tin cá nhân nào từ bạn?

Thông tin cá nhân có nghĩa là bất kỳ dữ liệu nào liên quan đến một cá nhân đang sống có thể được xác định từ dữ liệu đó, hoặc từ dữ liệu đó và các thông tin khác mà TransFi (hoặc đại diện, nhà cung cấp dịch vụ của TransFi) đang sở hữu hoặc có khả năng sở hữu. Ngoài thông tin, khái niệm này còn bao gồm bất kỳ ý kiến nào về một cá nhân và bất kỳ chỉ dấu nào về ý định của TransFi hoặc bất kỳ người nào khác đối với một cá nhân. Định nghĩa về thông tin cá nhân phụ thuộc vào luật liên quan áp dụng cho vị trí thực tế của bạn. Dữ liệu mà TransFi có thể thu thập và sử dụng về bạn được mô tả dưới đây trong các phần 2.1-2.3 của Chính sách quyền riêng tư này. 

TransFi thu thập thông tin về bạn từ nhiều nguồn khác nhau. “Bạn” có thể là cá nhân hoặc pháp nhân ký kết thỏa thuận dịch vụ kinh doanh với TransFi và/hoặc thiết lập tài khoản người dùng với TransFi và sử dụng các Dịch vụ được cung cấp hoặc thông qua Trang web hoặc API của chúng tôi (“Người dùng”), một pháp nhân/doanh nghiệp được xác định theo các yêu cầu nhận dạng về chống rửa tiền (“AML”) hoặc chống tài trợ khủng bố (“CTF”) theo quy định địa phương, được TransFi xác minh, sử dụng Dịch vụ của chúng tôi để thu tiền, thực hiện thanh toán hoặc tạo điều kiện cho các giao dịch chuyển tiền xuyên biên giới (“Khách hàng”), một pháp nhân có mối quan hệ hợp đồng với Khách hàng của TransFi và có thể phải tuân theo các yêu cầu nhận dạng AML/CTF, được xác minh bởi TransFi hoặc Khách hàng (“Đơn vị thương mại”), một pháp nhân là khách hàng của Đơn vị thương mại và có thể phải tuân theo các yêu cầu nhận dạng AML/CTF, được xác minh bởi TransFi hoặc Đơn vị thương mại (“Đơn vị thương mại phụ”), hoặc các cá nhân hay pháp nhân là người dùng cuối của các Đơn vị thương mại tương tác với các Dịch vụ được cung cấp (“Người dùng cuối”). Bạn cũng có thể là người nhận/người thụ hưởng một trong các Dịch vụ của chúng tôi, hoặc khách truy cập Trang web của chúng tôi hoặc dịch vụ khác có liên kết đến API và Dịch vụ của chúng tôi. Nếu Bạn là Đơn vị thương mại, Đơn vị thương mại phụ hoặc Người dùng cuối, việc bạn sử dụng Dịch vụ sẽ được điều chỉnh bởi thỏa thuận hiện hành giữa TransFi và Khách hàng liên quan.

2.1 Thông tin bạn cung cấp cho chúng tôi

Điều này bao gồm thông tin bạn cung cấp cho chúng tôi để thiết lập tài khoản và truy cập Dịch vụ của chúng tôi. Thông tin này hoặc là bắt buộc theo luật (ví dụ: để xác minh danh tính của bạn), hoặc cần thiết để cung cấp các Dịch vụ được yêu cầu (ví dụ: bạn sẽ cần cung cấp số tài khoản ngân hàng nếu muốn liên kết tài khoản đó với TransFi), hoặc có liên quan đến các lợi ích hợp pháp của chúng tôi được mô tả chi tiết hơn dưới đây.

Tính chất của các Dịch vụ mà bạn đang sử dụng hoặc tương tác sẽ quyết định loại thông tin cá nhân mà chúng tôi có thể yêu cầu, nhưng có thể bao gồm:

• Thông tin định danh cá nhân: họ tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, tuổi, quốc tịch, quốc gia cư trú, chi tiết giấy tờ tùy thân do chính phủ cấp (bao gồm số ID, loại ID, ngày cấp và ngày hết hạn), mã số an sinh xã hội, mã số thuế, thông tin đăng nhập tài khoản, vị trí địa lý, chi tiết thiết bị duy nhất, thông tin mạng hoặc địa chỉ giao thức internet, địa chỉ ví, giới tính, chữ ký, hóa đơn tiện ích, ảnh chụp, số điện thoại, địa chỉ nhà riêng, email và/hoặc bất kỳ thông tin nào khác được coi là cần thiết để tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi theo luật và quy định hiện hành;
• Giấy tờ tùy thân chính thức: giấy tờ tùy thân do cơ quan chính phủ cấp như hộ chiếu, thị thực hoặc căn cước công dân, thẻ ID tiểu bang, bằng lái xe và/hoặc bất kỳ thông tin nào khác được coi là cần thiết để tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi theo luật và quy định hiện hành;
• Thông tin Tài chính: thông tin tài khoản ngân hàng, thông tin thẻ thanh toán, mã số thuế (“TIN”), lịch sử giao dịch, dữ liệu giao dịch. Đối với chi tiết giao dịch, chúng tôi lưu trữ chi tiết đơn hàng, số tài khoản ngân hàng của Người dùng, tên tài khoản ngân hàng và thông tin thẻ, bao gồm tên chủ thẻ, số thẻ, CVV và ngày hết hạn. Vì chúng tôi được chứng nhận theo Tiêu chuẩn Bảo mật Dữ liệu Ngành Thẻ Thanh toán (“PCI DSS”), chúng tôi có thể lưu trữ thông tin này một cách an toàn để đáp ứng các nghĩa vụ tuân thủ và đảm bảo bảo mật dữ liệu. Mặc dù chúng tôi không lưu trữ thông tin đăng nhập tài khoản Người dùng TransFi của bạn, chúng tôi xử lý và lưu trữ thông tin thẻ một cách an toàn theo tiêu chuẩn PCI DSS. Thông tin thẻ thanh toán cũng có thể được xử lý thông qua hệ thống của chúng tôi trong quá trình giao dịch bởi các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba an toàn. 
• Thông tin Giao dịch: thông tin về các giao dịch bạn thực hiện liên quan đến Dịch vụ của chúng tôi, chẳng hạn như tên người nhận, tên của bạn, số tiền và/hoặc dấu thời gian, mục đích giao dịch, khu vực pháp lý của giao dịch; 
• Thông tin Xác minh: để xác thực danh tính của bạn, bao gồm thông tin để kiểm tra gian lận và các thông tin khác mà bạn cung cấp, bao gồm hình ảnh của chính bạn và kiểm tra tính sống động;
• Thông tin Việc làm: Địa điểm văn phòng, chức danh công việc và/hoặc mô tả vai trò; hoặc
• Thư từ: Phản hồi khảo sát, thông tin cung cấp cho đội ngũ hỗ trợ hoặc đội ngũ nghiên cứu Người dùng của chúng tôi.

Nếu bạn là một công ty, chúng tôi có thể yêu cầu thông tin như mã số thuế doanh nghiệp (hoặc số tương đương do chính phủ cấp), bằng chứng thành lập hợp pháp (ví dụ: Điều lệ công ty) và thông tin nhận dạng cá nhân của tất cả các chủ sở hữu hưởng lợi chính cho mục đích Tìm hiểu Doanh nghiệp của bạn (“KYB”).

Nếu bạn không cung cấp cho chúng tôi thông tin dưới đây, chúng tôi có thể không cung cấp được Dịch vụ cho bạn, hoặc việc sử dụng Dịch vụ của bạn có thể bị hạn chế. 

Ngoài thông tin bạn cung cấp cho chúng tôi liên quan đến việc sử dụng Dịch vụ, bạn cũng có thể chọn gửi thông tin cho chúng tôi qua các kênh khác, bao gồm cả thông tin liên quan đến mối quan hệ kinh doanh hiện tại hoặc tiềm năng với TransFi.

2.2 Thông tin chúng tôi thu thập tự động hoặc tạo ra về bạn

Điều này bao gồm thông tin chúng tôi thu thập tự động, chẳng hạn như bất cứ khi nào bạn tương tác với Trang web hoặc sử dụng Dịch vụ của chúng tôi. Liên quan đến việc bạn sử dụng Dịch vụ của chúng tôi, chúng tôi có thể tự động thu thập các thông tin sau:

• Chi tiết về các giao dịch bạn thực hiện khi sử dụng Dịch vụ của chúng tôi, bao gồm vị trí địa lý nơi giao dịch bắt nguồn;
• Thông tin kỹ thuật, bao gồm địa chỉ giao thức Internet (“IP”) được sử dụng để kết nối máy tính của bạn với Internet, thông tin đăng nhập, tên, loại và phiên bản trình duyệt, cài đặt múi giờ, các loại và phiên bản trình duyệt plug-in, hệ điều hành, chi tiết vị trí địa lý/theo dõi và nền tảng, chi tiết thiết bị;
• Thông tin về lượt truy cập của bạn, bao gồm dữ liệu xác thực, câu hỏi bảo mật, luồng nhấp chuột đầy đủ của Bộ định vị Tài nguyên Thống nhất (“URL”) đến, thông qua và từ Trang web hoặc ứng dụng di động của chúng tôi (bao gồm ngày và giờ); các sản phẩm bạn đã xem hoặc tìm kiếm; thời gian phản hồi của trang, lỗi tải xuống, thời lượng truy cập vào một số trang nhất định, thông tin tương tác trên trang (như cuộn, nhấp chuột và di chuột), và các phương thức được sử dụng để rời khỏi trang cũng như bất kỳ email nào được sử dụng để liên hệ với chúng tôi.
• Cookie và các Công nghệ khác. Giống như nhiều trang web khác, Trang web của chúng tôi sử dụng cookie, Dịch vụ dựa trên vị trí và web beacon (còn được gọi là công nghệ clear GIF hoặc “thẻ hành động”) để tăng tốc độ điều hướng trên Trang web, nhận diện bạn và quyền truy cập của bạn, cũng như theo dõi việc sử dụng của bạn. Vui lòng đọc Chính sách Cookie để biết thêm thông tin.

2.3 Thông tin thu thập từ bên thứ ba

Chúng tôi có thể nhận thông tin về bạn nếu bạn truy cập hoặc sử dụng Trang web hoặc Dịch vụ của chúng tôi. Điều này bao gồm thông tin chúng tôi có thể thu thập về bạn từ các nguồn bên thứ ba. Các loại bên thứ ba chính mà chúng tôi nhận thông tin cá nhân của bạn từ đó là:

• Các cơ sở dữ liệu công khai, các đối tác xác minh danh tính để xác thực danh tính của bạn theo quy định của pháp luật hiện hành. Các đối tác xác minh danh tính sử dụng kết hợp hồ sơ chính phủ và thông tin công khai về bạn để xác minh danh tính của bạn. Thông tin này có thể bao gồm tên, địa chỉ, chức danh công việc, hồ sơ việc làm công khai, tình trạng trong bất kỳ danh sách trừng phạt nào do các cơ quan công quyền duy trì và các dữ liệu liên quan khác;
• Dữ liệu blockchain để đảm bảo các bên sử dụng Dịch vụ của chúng tôi không tham gia vào các hoạt động bất hợp pháp hoặc bị cấm, các khu vực pháp lý bị trừng phạt, dark net, lạm dụng trẻ em, v.v. và để phân tích xu hướng giao dịch cho mục đích nghiên cứu và phát triển bằng cách sàng lọc địa chỉ ví để xác định nguồn tiền;
• Các đối tác tiếp thị & đại lý bán lại để chúng tôi có thể hiểu rõ hơn về các Dịch vụ nào có thể khiến bạn quan tâm;
• Các ngân hàng/nhà cung cấp dịch vụ tài chính mà bạn sử dụng để chuyển tiền cho chúng tôi sẽ cung cấp cho chúng tôi thông tin cá nhân cơ bản của bạn, chẳng hạn như tên và địa chỉ, cũng như thông tin tài chính của bạn như chi tiết tài khoản ngân hàng;
• Các đối tác kinh doanh có thể cung cấp cho chúng tôi tên và địa chỉ của bạn, cũng như thông tin tài chính, chẳng hạn như thông tin thanh toán bằng thẻ; và
• Các mạng quảng cáo, nhà cung cấp dịch vụ phân tích và nhà cung cấp thông tin tìm kiếm có thể cung cấp cho chúng tôi thông tin đã được ẩn danh về bạn, chẳng hạn như xác nhận cách bạn tìm thấy Trang web của chúng tôi.

3. Chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân của bạn như thế nào?

Chúng tôi có thể sử dụng thông tin của bạn theo những cách và cho các mục đích sau:

(a) Sử dụng Nội bộ: Chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân của bạn để cung cấp Dịch vụ cho bạn. Chúng tôi có thể sử dụng thông tin cá nhân của bạn để cải thiện nội dung và bố cục Trang web của chúng tôi, cũng như cải thiện các nỗ lực tiếp thị. Ngoài ra, chúng tôi sử dụng thông tin của bạn để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và tính toàn vẹn của Dịch vụ bằng cách bảo vệ chống lại các hoạt động gian lận, trái phép hoặc bất hợp pháp; giám sát danh tính và quyền truy cập dịch vụ; và giải quyết các rủi ro bảo mật.

(b) Liên lạc với Bạn: Theo tùy chọn của bạn và tuân thủ luật pháp hiện hành, chúng tôi có thể gửi cho bạn các thông tin tiếp thị để thông báo về các sự kiện, cung cấp các nội dung tiếp thị mục tiêu và chia sẻ các ưu đãi khuyến mãi. Điều này có thể bao gồm việc gửi thông báo cho bạn qua email hoặc thông báo trên ứng dụng di động về Dịch vụ, tính năng, chương trình khuyến mãi, khảo sát, tin tức, cập nhật và sự kiện của chúng tôi, quản lý việc bạn tham gia các chương trình khuyến mãi và sự kiện, cung cấp tiếp thị mục tiêu và xác định thông tin chung về hành vi sử dụng của khách truy cập trên Trang web. Hoạt động tiếp thị của chúng tôi sẽ được thực hiện theo tùy chọn quảng cáo và tiếp thị của bạn cũng như theo quy định của pháp luật hiện hành. Chúng tôi yêu cầu một số thông tin nhất định, chẳng hạn như thông tin nhận dạng, thông tin liên hệ và chi tiết thanh toán để cung cấp và duy trì Dịch vụ của mình. Nếu bạn là Người dùng hoặc Khách hàng mới, chúng tôi sẽ chỉ liên hệ với bạn qua phương tiện điện tử cho mục đích tiếp thị nếu bạn đã đồng ý với việc liên lạc đó. Nếu bạn không muốn chúng tôi gửi thông tin tiếp thị, vui lòng truy cập cài đặt tài khoản của bạn để từ chối hoặc gửi yêu cầu qua compliance@transfi.com.

Chúng tôi có thể gửi cho bạn các bản cập nhật dịch vụ liên quan đến thông tin hành chính hoặc tài khoản, các vấn đề bảo mật hoặc thông tin khác liên quan đến giao dịch. Những thông báo này rất quan trọng để chia sẻ các diễn biến liên quan đến tài khoản của bạn có thể ảnh hưởng đến cách bạn sử dụng Dịch vụ của chúng tôi. Bạn không thể từ chối nhận các thông báo dịch vụ quan trọng.

Chúng tôi cũng xử lý thông tin cá nhân của bạn khi bạn liên hệ với chúng tôi để giải quyết bất kỳ câu hỏi, tranh chấp, thu phí hoặc để khắc phục sự cố. Nếu không xử lý thông tin cá nhân của bạn cho các mục đích này, chúng tôi không thể phản hồi các yêu cầu của bạn và đảm bảo bạn sử dụng Dịch vụ không bị gián đoạn.

(c) Tuân thủ Pháp lý và Quy định: TransFi bắt buộc phải xử lý thông tin cá nhân của bạn để tuân thủ các luật về AML/CTF (chống rửa tiền/chống tài trợ khủng bố) và luật an ninh, điều này có thể bao gồm việc thu thập, sử dụng và lưu trữ thông tin của bạn theo những cách nhất định. Ví dụ, chúng tôi phải xác định và xác minh khách hàng sử dụng Dịch vụ của mình, bao gồm việc thu thập ảnh giấy tờ tùy thân và sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba để đối chiếu thông tin cá nhân của bạn với các cơ sở dữ liệu và hồ sơ công khai. Khi bạn muốn liên kết tài khoản ngân hàng với tài khoản TransFi của mình, chúng tôi có thể yêu cầu thêm thông tin để xác minh danh tính hoặc địa chỉ của bạn và quản lý rủi ro theo quy định của pháp luật hiện hành. Ngoài ra, chúng tôi có thể tiết lộ thông tin cá nhân để phản hồi các yêu cầu từ cơ quan thực thi pháp luật, trát tòa, lệnh của tòa án hoặc theo yêu cầu khác của pháp luật, và khi cần thiết để bảo vệ các quyền hợp pháp của chúng tôi, thực thi các thỏa thuận hoặc ngăn chặn gian lận và lạm dụng Dịch vụ của chúng tôi. Điều này bao gồm các nỗ lực giảm thiểu việc tài khoản bị xâm phạm hoặc mất tiền, điều tra các khiếu nại, yêu cầu bồi thường và/hoặc tranh chấp, cũng như tuân thủ các yêu cầu/truy vấn về quy định hoặc pháp lý.

(d) Sử dụng Bên ngoài: Chúng tôi tiết lộ thông tin cho các nhà cung cấp dịch vụ của mình để giúp họ thực hiện Dịch vụ thay mặt bạn. Ví dụ, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua và lưu ký tài sản kỹ thuật số, chúng tôi chia sẻ một số thông tin nhất định với các bên thứ ba, chẳng hạn như tên, địa chỉ email, địa chỉ thực, số an sinh xã hội, ngày sinh, giấy tờ tùy thân do chính phủ cấp và số lượng tài sản kỹ thuật số đang được mua. Ngoài ra, các loại dữ liệu chúng tôi thu thập và chia sẻ với các bên thứ ba đã được mô tả ở trên trong phần thông tin bạn cung cấp cho chúng tôi, bao gồm ngày sinh, quốc gia cư trú, tên, họ, số ID, loại ID, ngày cấp ID và ngày hết hạn ID, số tài khoản ngân hàng, tên tài khoản ngân hàng và thông tin thẻ của bạn, bao gồm tên trên thẻ, số thẻ, mã CVV và ngày hết hạn.

Chúng tôi có thể chia sẻ thông tin phi cá nhân (chẳng hạn như số lượng khách truy cập hàng ngày vào Trang web của chúng tôi hoặc quy mô đơn hàng được đặt vào một ngày nhất định) với các bên thứ ba. Thông tin này không trực tiếp xác định danh tính cá nhân của bạn hoặc bất kỳ Người dùng nào. Để tránh hiểu lầm, bất kỳ địa chỉ IP hoặc thiết bị hay mã định danh nào khác mà chúng tôi thu thập đều có thể được chia sẻ với một hoặc nhiều bên thứ ba.

(e) Lợi ích Kinh doanh Hợp pháp của Chúng tôi: Đôi khi, việc xử lý thông tin cá nhân của bạn là cần thiết cho các lợi ích kinh doanh hợp pháp của chúng tôi, chẳng hạn như:

• kiểm soát chất lượng và đào tạo nhân viên;
• để tăng cường bảo mật, giám sát và xác minh danh tính hoặc quyền truy cập dịch vụ, đồng thời chống thư rác hoặc các phần mềm độc hại hay rủi ro bảo mật khác;
• phục vụ mục đích nghiên cứu và phát triển;
• để nâng cao trải nghiệm của bạn đối với Dịch vụ và Trang web của chúng tôi; 
• để tạo điều kiện cho các hoạt động mua lại, sáp nhập hoặc giao dịch doanh nghiệp;

để thực hiện các hoạt động nội bộ cần thiết nhằm cung cấp Dịch vụ của chúng tôi, bao gồm khắc phục lỗi phần mềm và các vấn đề vận hành.

4. Chúng tôi tiết lộ thông tin cá nhân nào cho bên thứ ba?

Chúng tôi chỉ cho phép những người cần truy cập để thực hiện công việc của họ mới được tiếp cận thông tin cá nhân của bạn và chỉ chia sẻ thông tin đó với các bên thứ ba có mục đích hợp pháp khi truy cập. TransFi sẽ không bao giờ bán hoặc cho thuê thông tin cá nhân của bạn cho bên thứ ba mà không có sự đồng ý rõ ràng của bạn. Chúng tôi sẽ chỉ chia sẻ thông tin cá nhân của bạn với các bên thứ ba được chọn, bao gồm:

• Các dịch vụ xác minh danh tính để ngăn chặn gian lận. Điều này cho phép TransFi xác nhận danh tính của bạn bằng cách so sánh thông tin bạn cung cấp cho chúng tôi với hồ sơ công khai và các cơ sở dữ liệu của bên thứ ba khác;
• Các tổ chức tài chính mà chúng tôi hợp tác để xử lý các khoản thanh toán mà bạn đã ủy quyền;
• Các đơn vị liên kết, đối tác kinh doanh, nhà cung cấp và nhà thầu phụ để thực hiện và hoàn thành bất kỳ hợp đồng nào mà chúng tôi ký kết với họ hoặc với bạn;
• Các nhà cung cấp dịch vụ phân tích và công cụ tìm kiếm hỗ trợ chúng tôi trong việc cải thiện và tối ưu hóa Trang web của mình;
• Các công ty hoặc bên thứ ba khác liên quan đến việc chuyển nhượng doanh nghiệp hoặc thủ tục phá sản;
• Các công ty hoặc đơn vị khác mua lại tài sản của TransFi;
• Cơ quan thực thi pháp luật, cơ quan quản lý hoặc bất kỳ bên thứ ba nào khác khi chúng tôi buộc phải làm như vậy theo luật hiện hành hoặc nếu chúng tôi tin tưởng một cách thiện chí rằng việc sử dụng đó là cần thiết một cách hợp lý, bao gồm để bảo vệ quyền lợi, tài sản hoặc sự an toàn của TransFi, khách hàng của TransFi, bên thứ ba hoặc công chúng; tuân thủ các nghĩa vụ hoặc yêu cầu pháp lý; thực thi các điều khoản và thỏa thuận khác của chúng tôi; hoặc phát hiện hay giải quyết các vấn đề về bảo mật, gian lận hoặc kỹ thuật; và
• Nếu bạn ủy quyền cho một hoặc nhiều ứng dụng bên thứ ba truy cập vào Dịch vụ của chúng tôi, thì thông tin bạn đã cung cấp cho TransFi có thể được chia sẻ với các bên thứ ba đó. Một kết nối mà bạn ủy quyền hoặc kích hoạt giữa tài khoản TransFi của bạn và một tài khoản, công cụ thanh toán hoặc nền tảng không thuộc TransFi được coi là “kết nối tài khoản”. Trừ khi bạn cung cấp thêm quyền, TransFi sẽ không ủy quyền cho các bên thứ ba này sử dụng thông tin này cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài việc hỗ trợ các giao dịch của bạn bằng Dịch vụ của chúng tôi. Xin lưu ý rằng các bên thứ ba mà bạn tương tác sẽ có chính sách bảo mật riêng và TransFi không chịu trách nhiệm về hoạt động hoặc việc sử dụng dữ liệu mà họ thu thập.

Các ví dụ về kết nối tài khoản bao gồm:

• Người bán: Nếu bạn sử dụng tài khoản TransFi của mình để thực hiện giao dịch với một người bán bên thứ ba, người bán đó có thể cung cấp dữ liệu về bạn và giao dịch của bạn cho chúng tôi.
• Các nhà cung cấp dịch vụ tài chính của bạn: Ví dụ, nếu bạn gửi tiền cho chúng tôi từ tài khoản ngân hàng của mình, ngân hàng của bạn sẽ cung cấp cho chúng tôi thông tin nhận dạng cùng với thông tin về tài khoản của bạn để hoàn tất giao dịch.

Bạn xác nhận và đồng ý rằng TransFi có thể tiếp tục sử dụng và tiết lộ dữ liệu cá nhân của bạn trong một khoảng thời gian hợp lý sau khi mối quan hệ giữa bạn và TransFi chấm dứt vì một hoặc nhiều mục đích sau đây: 

• để cho phép TransFi hoàn thành các nghĩa vụ còn tồn đọng đối với bạn theo bất kỳ thỏa thuận nào, nếu có; 
• để cho phép TransFi thực thi các quyền của mình theo bất kỳ thỏa thuận nào, nếu có; 
• cho bất kỳ mục đích nào mà bạn đã cung cấp sự đồng ý bằng văn bản; 
• theo yêu cầu của luật pháp hiện hành; và theo lệnh của tòa án có thẩm quyền.

5. Liên kết đến các trang web khác

Trang web của chúng tôi có thể chứa các liên kết đến những trang web khác để thuận tiện cho bạn hoặc cung cấp thông tin. Các trang web này được vận hành bởi những đơn vị không liên kết với TransFi, và chúng tôi không kiểm soát, xác nhận hoặc chịu trách nhiệm về nội dung hay các chính sách bảo mật của họ. Mỗi trang web được liên kết có thể có các điều khoản sử dụng và chính sách bảo mật riêng, có thể khác với chúng tôi. Chúng tôi khuyến khích bạn xem xét các chính sách này bất cứ khi nào bạn truy cập trang web của bên thứ ba, vì TransFi không chịu trách nhiệm về các hoạt động hoặc chính sách của những trang web bên ngoài này.

6. Chúng tôi bảo vệ và lưu trữ thông tin cá nhân như thế nào?

TransFi thực hiện và duy trì các biện pháp hợp lý để bảo vệ thông tin cá nhân của bạn. Các tệp của bạn được bảo vệ bằng các biện pháp an toàn tùy theo mức độ nhạy cảm của thông tin liên quan. Các biện pháp kiểm soát hợp lý (chẳng hạn như hạn chế quyền truy cập) được áp dụng trên các hệ thống máy tính của chúng tôi.

TransFi là một doanh nghiệp quốc tế với hoạt động tại nhiều quốc gia. Điều này có nghĩa là chúng tôi có thể chuyển dữ liệu đến các địa điểm bên ngoài quốc gia của bạn. Khi chúng tôi chuyển thông tin cá nhân của bạn sang quốc gia khác, chúng tôi sẽ đảm bảo rằng mọi hoạt động chuyển thông tin cá nhân của bạn đều tuân thủ luật bảo vệ dữ liệu hiện hành.

Chúng tôi có thể lưu trữ và xử lý toàn bộ hoặc một phần thông tin cá nhân và giao dịch của bạn, bao gồm một số thông tin thanh toán nhất định, chẳng hạn như số tài khoản ngân hàng và/hoặc số định tuyến đã được mã hóa của bạn. Chúng tôi bảo vệ thông tin cá nhân của bạn bằng cách duy trì các biện pháp bảo vệ vật lý, điện tử và quy trình tuân thủ các luật và quy định hiện hành.

Là một điều kiện làm việc, nhân viên của TransFi bắt buộc phải tuân thủ tất cả các luật và quy định hiện hành, bao gồm cả luật bảo vệ dữ liệu. Quyền truy cập vào thông tin cá nhân nhạy cảm chỉ giới hạn cho những nhân viên cần thiết để thực hiện vai trò của họ. Việc sử dụng hoặc tiết lộ trái phép thông tin khách hàng bảo mật bởi nhân viên TransFi đều bị nghiêm cấm và có thể dẫn đến các biện pháp kỷ luật.

Cuối cùng, chúng tôi dựa vào các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba để đảm bảo an ninh vật lý cho một số phần cứng máy tính của chúng tôi. Chúng tôi yêu cầu các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba đó tuân thủ các biện pháp và thực tiễn bảo mật hợp lý về mặt thương mại. Ví dụ: khi bạn truy cập Trang web của chúng tôi, bạn đang truy cập các máy chủ được giữ trong môi trường an toàn. Mặc dù chúng tôi thực hiện các biện pháp phòng ngừa theo tiêu chuẩn ngành để bảo vệ thông tin cá nhân và bảo mật tài khoản của bạn, không có hệ thống nào có thể hoàn toàn an toàn. Do đó, bạn chấp nhận rủi ro về các vi phạm tiềm ẩn và hậu quả của chúng. Để bảo vệ tài khoản của mình, vui lòng bảo mật thông tin đăng nhập, chọn mật khẩu phức tạp khi đăng ký, bật các tính năng bảo mật nâng cao như xác thực hai yếu tố và không bao giờ chia sẻ thông tin đăng nhập tài khoản của bạn với bên thứ ba.

Nếu chúng tôi ẩn danh hóa thông tin cá nhân của bạn để thông tin đó không còn có thể liên kết với bạn, thì thông tin đó sẽ không còn được coi là thông tin cá nhân nữa và chúng tôi có thể sử dụng thông tin đó mà không cần thông báo thêm cho bạn.

Chúng tôi không cố ý thu thập thông tin cá nhân từ bất kỳ người nào dưới 18 tuổi. Nếu nghi ngờ Người dùng gửi thông tin cá nhân dưới 18 tuổi, TransFi sẽ yêu cầu Người dùng đó đóng tài khoản và sẽ không cho phép Người dùng tiếp tục sử dụng Dịch vụ của chúng tôi. Chúng tôi cũng sẽ thực hiện các bước để xóa thông tin đó sớm nhất có thể. 

 Chúng tôi lưu giữ thông tin cá nhân trong thời gian cần thiết một cách hợp lý để hoàn thành các mục đích dự kiến và đáp ứng các nghĩa vụ hợp đồng và pháp lý của chúng tôi. Địa chỉ email và số điện thoại được lưu trữ cho đến khi Người dùng sử dụng Dịch vụ TransFi, và dữ liệu được lưu giữ trong năm năm sau khi Người dùng hủy đăng ký hoặc xóa tài khoản. Thông tin sẽ bị xóa hoặc hủy nhận dạng khi không còn cần thiết, trừ khi luật pháp yêu cầu lưu giữ lâu hơn. TransFi lưu giữ một số thông tin nhất định theo các quy định về AML/CTF và giữ dữ liệu trong thời hạn năm năm. Nếu chúng tôi không thể xóa hoặc hủy nhận dạng hoàn toàn thông tin, chúng tôi sẽ thực hiện các biện pháp hợp lý để ngăn chặn việc xử lý thêm.

7. Chúng tôi có thực hiện lập hồ sơ và ra quyết định tự động không?

Chúng tôi có thể sử dụng một số dữ liệu của bạn để tùy chỉnh Dịch vụ và thông tin mà chúng tôi cung cấp cho bạn, cũng như để đáp ứng nhu cầu của bạn - chẳng hạn như quốc gia cư trú và lịch sử giao dịch. Ví dụ: nếu bạn thường xuyên chuyển tiền từ loại tiền tệ này sang loại tiền tệ khác, chúng tôi có thể sử dụng thông tin này để thông báo cho bạn về các bản cập nhật sản phẩm hoặc tính năng mới có thể hữu ích cho bạn. Khi thực hiện việc này, chúng tôi thực hiện mọi biện pháp cần thiết để đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật của bạn được bảo vệ - và chúng tôi chỉ sử dụng dữ liệu đã được giả danh hóa bất cứ khi nào có thể. Hoạt động này không gây ra bất kỳ hiệu lực pháp lý nào đối với bạn.  

8. Các quyền về quyền riêng tư và truy cập thông tin của bạn là gì?

Tùy thuộc vào luật hiện hành tại nơi bạn cư trú, bạn có thể thực hiện một số quyền liên quan đến thông tin cá nhân của mình. Các quyền này bao gồm:

• quyền nhận thông tin liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân của bạn và quyền truy cập vào thông tin cá nhân mà chúng tôi lưu giữ về bạn;
• quyền rút lại sự đồng ý đối với việc xử lý thông tin cá nhân của bạn vào bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng chúng tôi vẫn có thể có quyền xử lý thông tin cá nhân của bạn nếu chúng tôi có lý do chính đáng khác để làm như vậy (ví dụ: chúng tôi có thể cần lưu giữ thông tin cá nhân để tuân thủ nghĩa vụ pháp lý);
• trong một số trường hợp, quyền nhận một số thông tin cá nhân ở định dạng có cấu trúc, thông dụng và có thể đọc được bằng máy và/hoặc yêu cầu chúng tôi truyền dữ liệu đó cho bên thứ ba nếu khả thi về mặt kỹ thuật. Xin lưu ý rằng quyền này chỉ áp dụng cho thông tin cá nhân mà bạn đã cung cấp trực tiếp cho TransFi;
• quyền yêu cầu chúng tôi chỉnh sửa thông tin cá nhân của bạn nếu thông tin đó không chính xác hoặc không đầy đủ;
• quyền yêu cầu chúng tôi xóa thông tin cá nhân của bạn trong một số trường hợp nhất định. Xin lưu ý rằng có thể có những trường hợp bạn yêu cầu chúng tôi xóa thông tin cá nhân, nhưng chúng tôi vẫn có quyền lưu giữ thông tin đó theo quy định của pháp luật;
• quyền phản đối hoặc yêu cầu chúng tôi hạn chế xử lý thông tin cá nhân của bạn trong một số trường hợp nhất định. Tuy nhiên, có thể có những trường hợp bạn phản đối hoặc yêu cầu chúng tôi hạn chế xử lý thông tin cá nhân, nhưng chúng tôi vẫn có quyền từ chối yêu cầu đó theo quy định của pháp luật;
• quyền khiếu nại với cơ quan quản lý bảo vệ dữ liệu có liên quan nếu bạn cho rằng bất kỳ quyền nào của mình đã bị chúng tôi xâm phạm; và
• quyền chuyển dữ liệu cá nhân của bạn giữa các bên kiểm soát dữ liệu, ví dụ như chuyển chi tiết tài khoản của bạn từ nền tảng trực tuyến này sang nền tảng khác.

Các Dịch vụ của chúng tôi đôi khi có thể chứa các liên kết đến và đi từ các trang web của đối tác, nhà quảng cáo và đơn vị liên kết của chúng tôi. Nếu bạn truy cập vào bất kỳ trang web nào trong số này thông qua liên kết, vui lòng lưu ý rằng các trang web đó có chính sách quyền riêng tư riêng và chúng tôi không chịu trách nhiệm về các chính sách đó. Vui lòng kiểm tra các chính sách này trước khi bạn gửi bất kỳ dữ liệu cá nhân nào cho các trang web đó. Thông tin thêm về các quyền của bạn có thể được lấy bằng cách liên hệ với cơ quan giám sát bảo vệ dữ liệu tại khu vực pháp lý của bạn.

Tùy thuộc vào luật hiện hành, bạn có thể có quyền truy cập vào thông tin mà chúng tôi lưu giữ về bạn. Quyền truy cập của bạn có thể được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu có liên quan.

9. Chính sách Quyền riêng tư được cập nhật bao lâu một lần?

Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách Quyền riêng tư này theo thời gian mà không cần thông báo trước cho bạn để phản ánh những thay đổi trong hoạt động thông tin của chúng tôi, và mọi sửa đổi như vậy sẽ áp dụng cho thông tin đã thu thập và sẽ được thu thập. Việc bạn tiếp tục sử dụng Trang web hoặc bất kỳ Dịch vụ nào của chúng tôi sau khi có bất kỳ thay đổi nào đối với Chính sách Quyền riêng tư này đồng nghĩa với việc bạn đồng ý với các điều khoản của Chính sách Quyền riêng tư đã sửa đổi. 

Vui lòng xem lại Chính sách Quyền riêng tư này định kỳ, đặc biệt là trước khi bạn cung cấp dữ liệu cá nhân cho chúng tôi. Nếu chúng tôi thực hiện các thay đổi quan trọng đối với Chính sách Quyền riêng tư này, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn tại đây, qua email hoặc thông qua thông báo trên trang chủ của Trang web chúng tôi. Ngày cập nhật cuối cùng của Chính sách Quyền riêng tư được ghi ở đầu tài liệu này.

10. Làm thế nào để liên hệ với chúng tôi nếu có thắc mắc về quyền riêng tư?

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về Chính sách Quyền riêng tư này, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ compliance@transfi.com hoặc gửi thư qua đường bưu điện đến đơn vị liên quan dưới đây:

Trans-Fi UAB

Lvivo str. 21A, Vilnius LT-09313, Lithuania

NEOMONEY INC. 

325 Front Street West, tầng 2 

Toronto, ON M5V2Y1

Canada

Chính sách AML KYC của TransFi

Cập nhật lần cuối: Tháng 2 năm 2025

‍

‍

1. GIỚI THIỆU 
   
   1. Mục đích của Chính sách này là xác định các biện pháp ngăn chặn ML/TF và việc thực thi các biện pháp đó trong quá trình vận hành của Công ty.
   2. Công ty sẽ thực hiện hoạt động kinh doanh nhằm đảm bảo ngăn chặn hiệu quả ML/TF theo yêu cầu của Pháp luật và các yêu cầu pháp lý hiện hành khác cũng như các thông lệ tốt. Theo đó, tất cả nhân viên của Công ty phải tuân thủ quy trình và yêu cầu thực hiện các biện pháp ngăn chặn ML/TF như đã nêu tại đây.
   3. Quản lý rủi ro ML/TF là một phần không thể tách rời trong hệ thống quản lý rủi ro tổng thể của Công ty. Căn cứ vào phạm vi và tính chất kinh doanh, Công ty sẽ triển khai các quy trình nhận diện, đánh giá và quản lý rủi ro ML/TF, cũng như các công cụ hiệu quả để giảm thiểu những rủi ro đó.
   4. Trong việc quản lý rủi ro ML/TF, Công ty phải luôn đảm bảo tuân thủ các yêu cầu được nêu trong Chính sách này ở mức tối đa có thể. 
   5. Trong trường hợp Công ty thực hiện một số chức năng liên quan đến lĩnh vực ML/TF (ví dụ: xác minh và giám sát Khách hàng) thông qua bên thứ ba, Công ty phải đảm bảo rằng các bên thứ ba đó cũng tuân thủ các yêu cầu được thiết lập theo Chính sách và Pháp luật. 
2. TUYÊN BỐ KHẨU VỊ RỦI RO

‍

1. Công ty không khoan nhượng đối với tội phạm tài chính, vi phạm quy định và bất kỳ nỗ lực nào nhằm lách các chính sách và biện pháp kiểm soát tội phạm tài chính của Công ty. Tuy nhiên, khi tham gia cung cấp Dịch vụ, Công ty không thể tránh hoàn toàn các rủi ro ML/TF. Để giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất có thể, Công ty áp dụng các biện pháp kiểm soát liên quan được mô tả trong Chính sách này và được đảm bảo về mặt kỹ thuật trong các hoạt động thực tế. 
2. Trong quá trình cung cấp Dịch vụ, Công ty tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi sau (danh sách không giới hạn):
   
   1. Không khoan nhượng đối với việc tiếp tay cho tội phạm tài chính, rửa tiền, tài trợ khủng bố và gian lận;
   2. Tránh cố tình thực hiện giao dịch với các cá nhân hoặc tổ chức được cho là có hành vi không phù hợp và bất hợp pháp;
   3. Tránh các rủi ro có thể gây nguy hại cho các kế hoạch chiến lược của Công ty, bao gồm các hoạt động có thể khiến Công ty dễ bị tổn thương trước bất kỳ hình thức kiện tụng hoặc thực thi pháp luật nào từ công chúng hoặc tư nhân, điều này có thể gây tổn hại đến danh tiếng của Công ty và làm xấu đi mối quan hệ với các cơ quan quản lý;
   4. Tránh hoặc chấm dứt bất kỳ hoạt động/dịch vụ nào mà ban quản lý Công ty cho rằng các cơ chế kiểm soát của Công ty không thể bảo vệ Công ty khỏi những rủi ro vượt quá ngưỡng chấp nhận;
   5. Thường xuyên thực hiện đánh giá rủi ro trên toàn doanh nghiệp nhằm xác định những thay đổi trong cơ sở Khách hàng, sản phẩm, địa lý và kênh phân phối, đồng thời xác minh xem các biện pháp kiểm soát hiện tại có đủ để giữ rủi ro còn lại ở mức thấp hay không;
   6. Công ty hướng tới việc duy trì các biện pháp kiểm soát mạnh mẽ và đầy đủ nhằm giảm thiểu rủi ro Rửa tiền / Tài trợ khủng bố (ML/TF) để rủi ro còn lại luôn ở mức thấp; v.v.;
3. Các cấp quản lý của Công ty chịu trách nhiệm đặc biệt trong việc đánh giá môi trường rủi ro, triển khai các biện pháp kiểm soát phù hợp và giám sát hiệu quả của các biện pháp đó. Văn hóa quản lý rủi ro chú trọng vào việc phân tích và quản lý rủi ro cẩn trọng trong mọi quy trình kinh doanh.

3. CÁC LOẠI TIỀN ĐIỆN TỬ ĐƯỢC CHẤP NHẬN. XỬ LÝ VẤN ĐỀ ẨN DANH 
   
   1. Công ty hỗ trợ các loại tiền điện tử sau: USDC, EUROC, SOL, TON và BNB. Trong tương lai, Công ty có thể bắt đầu hỗ trợ thêm các loại tiền điện tử khác. 
   2. Công ty không cung cấp bất kỳ Dịch vụ nào liên quan đến các loại tiền điện tử ưu tiên tính ẩn danh. Công ty sẽ áp dụng chức năng sàng lọc ví, cho cả trường hợp nạp và rút tiền, nhằm xác định các ví có rủi ro và bất kỳ sự tiếp xúc nào với các nguồn tiền không hợp lệ trong ví (ví dụ: liên quan đến các khu vực bị trừng phạt, thị trường đen, lạm dụng trẻ em, các dịch vụ trộn tiền, v.v.).
   3. Điều này có nghĩa là Công ty sẽ không xử lý bất kỳ giao dịch nào không thể truy xuất nguồn gốc về một cá nhân hoặc tổ chức cụ thể.
4. PHÂN KHÚC KHÁCH HÀNG ĐƯỢC CHẤP NHẬN 
   
   1. Công ty sẽ cung cấp Dịch vụ cho cả Khách hàng cá nhân và doanh nghiệp. 
   2. Đối với cá nhân, bất kỳ người dùng nào trên 18 tuổi đều là Khách hàng hợp lệ (dưới 18 tuổi – không được chấp nhận). Giới hạn độ tuổi tối đa là 60 tuổi đối với khu vực Châu Âu và 70 tuổi đối với các quốc gia khác mà chúng tôi hoạt động (các cá nhân lớn tuổi hơn sẽ không được chấp nhận).
   3. Đối với các pháp nhân, chúng tôi hợp tác với những Khách hàng đáng tin cậy đã được nhận diện và xác minh kỹ lưỡng thông qua quy trình KYB, trong đó chúng tôi không chỉ xác minh tài liệu mà còn thực hiện lập hồ sơ trực tuyến toàn diện để nắm bắt mọi dấu vết trên mạng. Ngoài ra, mối quan hệ kinh doanh chỉ được thiết lập sau nhiều vòng trao đổi nhằm xây dựng lòng tin. 
5. CÁC NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ CÔNG CỤ
   
   1. Công ty tận dụng một số công cụ của bên thứ ba cho khung tuân thủ của chúng tôi:
      
      1. Xác minh KYC / KYB (xác minh danh tính) – SumSub (www.sumsub.com);
      2. Giám sát giao dịch tiền điện tử – Chainalysis (https://app.chainalysis.com/); 
      3. Giám sát ví – Chainalysis (https://app.chainalysis.com/);
      4. Sàng lọc lệnh trừng phạt – SumSub (www.sumsub.com);
      5. Hồ sơ internet – With Accend (withaccend.com);
      6. Kiểm tra rủi ro email – At data (https://instantdata.atdata.com/);
      7. Sinh trắc học thiết bị và hành vi – Sardine (www.sardine.ai)
6. CÁC CÁ NHÂN CHỊU TRÁCH NHIỆM
   
   1. Các cơ quan và cán bộ sau đây tham gia vào các chức năng thực thi AML / CTF trong Công ty:
      
      1. Hội đồng quản trị;
      2. Thành viên Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm về AML;
      3. MLRO (thứ 2^{thứ 2} cán bộ tuyến);
      4. CEO (ở một mức độ nhất định);
      5. Cán bộ tuân thủ (cán bộ tuyến 2).
   2. Hội đồng quản trị sẽ có các trách nhiệm sau trong lĩnh vực AML / CTF:
      
      1. Phê duyệt Chính sách AML / CTF và các tài liệu cấp Chính sách khác;
      2. Xem xét các báo cáo tuân thủ hàng quý do MLRO đệ trình. Đưa ra phản hồi và khuyến nghị; 
      3. Xem xét, đưa ra ý kiến và phê duyệt Đánh giá rủi ro toàn doanh nghiệp hàng năm cùng phương pháp luận liên quan;
      4. Tổng quan toàn bộ khung AML / CTF, quyết định việc cung cấp ngân sách cần thiết để thực hiện các biện pháp AML / CTF;
      5. Lắng nghe ý kiến từ thành viên Hội đồng quản trị phụ trách AML và MLRO khi cần thiết;
      6. Thảo luận về các vấn đề AML / CTF trong các cuộc họp Hội đồng quản trị (dựa trên chương trình nghị sự đã chuẩn bị), quyết định các hành động và biện pháp cần thiết;
      7. Thực hiện các nhiệm vụ và chức năng khác được giao cho Hội đồng quản trị theo Chính sách này cũng như các tài liệu nội bộ khác của Công ty và quy định pháp luật.
   3. Hội đồng quản trị phụ trách AML thành viên sẽ có các trách nhiệm sau trong lĩnh vực AML / CTF:
      
      1. Giám sát các hoạt động của MLRO, tư vấn và/hoặc hỗ trợ khi MLRO yêu cầu; 
      2. Tổ chức triển khai khung AML / CTF trong Công ty. Điều này bao gồm việc trở thành đầu mối liên hệ (cùng với MLRO) trong việc giải quyết và nêu bật các khía cạnh chính của AML / CTF cần cải thiện, thay đổi, v.v. Những vấn đề này cần được báo cáo lên Ban lãnh đạo cấp cao; 
      3. Xem xét các báo cáo tuân thủ hàng quý do MLRO lập (trước khi trình Hội đồng quản trị xem xét) nếu được MLRO yêu cầu;
      4. Thực hiện các nhiệm vụ và chức năng khác được giao cho thành viên Hội đồng quản trị phụ trách AML theo Chính sách này cũng như các tài liệu nội bộ khác của Công ty và quy định pháp luật.
   4. MLRO sẽ có các trách nhiệm sau trong lĩnh vực AML/CTF:
      
      1. Triển khai khung chương trình AML/CTF trong Công ty;
      2. Đảm bảo liên lạc kịp thời, đúng cách và báo cáo kịp thời cho FCIS; 
      3. Báo cáo hàng quý cho Ban Lãnh đạo Cấp cao của Công ty về dữ liệu hoạt động của Công ty, bao gồm số lượng Khách hàng được tiếp nhận trong quý, hồ sơ của các Khách hàng đó (ví dụ: số lượng cá nhân và pháp nhân đã được tiếp nhận trong quý, họ đến từ khu vực pháp lý nào, họ được phân vào nhóm rủi ro nào, số lượng Khách hàng đã chấm dứt Quan hệ Kinh doanh, v.v.). Mẫu Báo cáo Hàng quý này được cung cấp tại Phụ lục số 8 của Chính sách này;
      4. Phê duyệt/từ chối khách hàng có rủi ro cao; 
      5. Tổ chức và đảm bảo việc đào tạo liên tục cho nhân viên Công ty trong lĩnh vực ML/TF, bao gồm tổ chức đào tạo cho nhân viên về cách nhận diện hoạt động đáng ngờ, hiểu rõ các yêu cầu về nhận biết khách hàng và lưu trữ hồ sơ;
      6. Đảm bảo tất cả nhân viên làm việc với Khách hàng và thực hiện quy trình tiếp nhận, đánh giá rủi ro, giám sát, v.v. đều nắm rõ Chính sách này, các phụ lục kèm theo và tất cả các tài liệu nội bộ liên quan của Công ty;
      7. Đảm bảo thực hiện đúng các yêu cầu về Nhận biết Khách hàng (KYC) trong các hoạt động của Công ty, bao gồm việc đánh giá đúng các tài liệu định danh của Khách hàng, thu thập bản sao, lưu trữ hồ sơ, v.v.; 
      8. Đảm bảo việc thực hiện các quy trình giám sát giao dịch;
      9. Đảm bảo Chính sách và các phụ lục kèm theo được rà soát và cập nhật (nếu cần) thường xuyên (ít nhất mỗi năm một lần);
      10. Đảm bảo Công ty lưu giữ và duy trì tất cả các hồ sơ và nhật ký theo yêu cầu; 
      11. Đảm bảo các biện pháp phòng chống ML/TF do Công ty áp dụng được tích hợp đúng cách vào hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty; 
      12. Chịu trách nhiệm soạn thảo, cập nhật và duy trì các quy trình cũng như các tài liệu khác của Công ty liên quan đến lĩnh vực phòng chống rửa tiền/tài trợ khủng bố (ML/TF);  
      13. Chuẩn bị Đánh giá Rủi ro Toàn doanh nghiệp hàng năm và trình lên Ban Lãnh đạo Cấp cao; 
      14. Thực hiện các nhiệm vụ và chức năng khác được giao cho MLRO theo Chính sách này cũng như các tài liệu nội bộ khác của Công ty và pháp luật.
   5. của CEO các trách nhiệm bao gồm nhưng không giới hạn ở:
      
      1. Đảm bảo dữ liệu về UBO của Công ty được cung cấp kịp thời cho JANGIS (Trung tâm Đăng ký Lithuania);
      2. Nắm bắt tất cả các tài liệu, báo cáo và thông tin do MLRO và/hoặc Hội đồng quản trị đệ trình; 
      3. Phê duyệt các tài liệu cấp Quy trình, Quy tắc, Phương pháp luận và Mô tả (Hội đồng quản trị cũng có quyền phê duyệt các tài liệu cấp này);
      4. Triển khai các quyết định của Hội đồng quản trị trong phạm vi yêu cầu sự tham gia của CEO; 
      5. Thực hiện các nhiệm vụ và chức năng khác được giao cho Giám đốc điều hành (CEO) theo Chính sách này cũng như các văn bản nội bộ khác của Công ty và pháp luật.
   6. Cán bộ Tuân thủ có các trách nhiệm sau trong lĩnh vực AML / CTF:
      
      1. Đảm bảo rằng rủi ro không tuân thủ Pháp luật hiện hành được quản lý đúng cách, việc giám sát liên tục rủi ro không tuân thủ được thực hiện, các rủi ro không tuân thủ được xác định và đánh giá, đồng thời các biện pháp quản lý những rủi ro đó được lập kế hoạch và triển khai;
      2. Xác định nhu cầu thay đổi trong việc điều chỉnh các hoạt động của Công ty, xác định các lỗ hổng quy định, bao gồm cả những lỗ hổng phát sinh từ các sửa đổi đối với Pháp luật hiện hành, thông báo cho các Cơ quan Quản lý về những lỗ hổng này và các thay đổi cần thiết, soạn thảo tài liệu liên quan đến tuân thủ, và tham gia xây dựng các quy tắc và quy trình nội bộ của Công ty liên quan đến rủi ro tuân thủ;
      3. Chuẩn bị Chương trình Kiểm soát Tuân thủ hàng năm dựa trên các yếu tố được cung cấp trong Phụ lục số 1 của Chính sách này và thực hiện giám sát tuân thủ dựa trên chương trình đó;
      4. Giám sát các hoạt động kiểm soát tuân thủ trên toàn Công ty, đảm bảo các lỗ hổng được xác định phải được khắc phục, thực hiện các khuyến nghị liên quan và cập nhật thông tin cho các Cơ quan Quản lý. Phân tích các sửa đổi được đề xuất đối với các văn bản pháp luật, thông báo cho các Cơ quan Quản lý và nhân viên về các yêu cầu sắp tới, đồng thời đảm bảo Công ty đã sẵn sàng cho những thay đổi này;
      5. Tổ chức và chỉ đạo các cuộc điều tra trong các tình huống nghi ngờ không tuân thủ Pháp luật hiện hành, xem xét tất cả các trường hợp không tuân thủ, xác định mức độ rủi ro trong từng trường hợp và thực hiện các biện pháp khẩn cấp để đảm bảo việc tuân thủ trong tương lai;
      6. Tham gia vào quy trình ra quyết định để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu tuân thủ, tư vấn về các rủi ro liên quan đến dịch vụ mới và những thay đổi đáng kể đối với các dịch vụ hiện có, đồng thời đóng góp ý kiến về các yêu cầu pháp lý liên quan đến các quyết định kinh doanh, cập nhật hoặc gia hạn giấy phép;
      7. Thiết lập các nguyên tắc, quy tắc và quy trình tuân thủ, giám sát hiệu quả của các biện pháp quản lý rủi ro liên quan đến việc tuân thủ Pháp luật hiện hành, và đưa ra các đề xuất về việc điều chỉnh các quy trình tuân thủ của Công ty;
      8. Cung cấp thông tin và hỗ trợ tổ chức đào tạo cho nhân viên về các lĩnh vực liên quan đến tuân thủ và những thay đổi trong Pháp luật hiện hành về tuân thủ, tham gia vào quy trình đào tạo tuân thủ cho nhân viên mới, và thông báo cho các trưởng nhóm chức năng về những thay đổi trong các quy định pháp luật một cách thường xuyên hoặc đột xuất. Các trưởng nhóm của các đơn vị cấu trúc phải truyền đạt thông tin này cho cấp dưới của mình;
      9. Thông báo cho các Cơ quan Quản lý về bất kỳ hành vi vi phạm Pháp luật hiện hành nào, chuẩn bị và nộp báo cáo về các hoạt động của mình, ghi lại các tình huống có sự sai lệch so với các khuyến nghị của Cán bộ Tuân thủ, và tham gia cuộc họp của các Cơ quan Quản lý nơi xem xét các báo cáo đánh giá rủi ro tuân thủ và/hoặc báo cáo về việc thực hiện chức năng tuân thủ;
      10. Liên hệ với Cơ quan Giám sát, Cơ quan Điều tra Tội phạm Tài chính của Cộng hòa Litva (FCIS), thực hiện chức năng là người liên lạc hoặc điều phối mối quan hệ với các cơ quan này, đồng thời cung cấp thông tin cho Cơ quan Giám sát và các cơ quan có thẩm quyền khác về các sự cố và tình huống quan trọng khác, tham gia vào các cuộc điều tra, kiểm tra, thanh tra và các hành động khác do cơ quan giám sát thực hiện trong phạm vi không thuộc trách nhiệm của Cán bộ Báo cáo Phòng chống Rửa tiền;
      11. Tiếp nhận thông tin về các khiếu nại quan trọng của khách hàng, tham gia vào quy trình xử lý khiếu nại khi được yêu cầu và giám sát quy trình xử lý khiếu nại trong trường hợp cần thiết;
      12. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hội đồng quản trị hoặc theo quy định trong các văn bản nội bộ.
   7. Quyền hạn, chức năng, trách nhiệm, nghĩa vụ, v.v. của các cơ quan và cán bộ nêu trên, cũng như các vị trí khác được thành lập trong Công ty, có thể được quy định trong các văn bản nội bộ khác. Danh sách trên chỉ mang tính chất ban đầu (tổng quát).
7. NHẬN DIỆN khách hàng Khách hàng của Công ty bao gồm các pháp nhân và thể nhân.
   
   1. Công ty thực hiện quy trình nhận diện khách hàng từ xa. Công ty không áp dụng các biện pháp nhận diện trực tiếp.
   2. Hướng dẫn chi tiết về quy trình nhận diện khách hàng và các yêu cầu áp dụng được quy định tại Phụ lục số 1 của Chính sách này.
8. ĐÁNH GIÁ RỦI RO 

Nhóm rủi ro

1. Để đánh giá rủi ro rửa tiền/tài trợ khủng bố (ML/TF), Công ty sẽ áp dụng phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro.
2. Công ty nhận diện các loại rủi ro sau đây liên quan đến hoạt động của mình:

1. Theo tính chất:
   
   1. Rủi ro khách hàng;
   2. Rủi ro quốc gia / khu vực địa lý;
   3. Rủi ro sản phẩm/dịch vụ; 
   4. Rủi ro kênh phân phối.
2. Theo mức độ rủi ro:
   
   1. Thấp;
   2. Trung bình;
   3. Cao.
   4. Không thể chấp nhận

Đánh giá rủi ro cá nhân

3. Công ty sẽ thực hiện đánh giá rủi ro cá nhân của mỗi Khách hàng:

1. Trước khi thiết lập Mối quan hệ Kinh doanh với Khách hàng; hoặc

Khách hàng

2. Trong trường hợp Công ty nhận thấy các tình huống nhất định cho thấy khả năng thay đổi nhóm rủi ro của Khách hàng;
3. Trong trường hợp có lo ngại về tính chính xác của dữ liệu KYB / KYC đã thu thập trước đó của Khách hàng hoặc khi có lo ngại rằng có thể đang diễn ra hoạt động rửa tiền / tài trợ khủng bố (ML / TF). 

4. Mỗi Khách hàng của Công ty phải luôn được phân vào nhóm rủi ro phù hợp. Công ty phải duy trì một công cụ phân khúc rủi ro Khách hàng, cho phép phân loại Khách hàng vào nhóm rủi ro tương ứng như liệt kê tại Mục 8.2 ở trên sau khi đánh giá các tình huống cá nhân cụ thể của Khách hàng.

Đánh giá rủi ro toàn doanh nghiệp

5. Công ty phải thực hiện ít nhất mỗi năm một lần Đánh giá Rủi ro Toàn doanh nghiệp đối với tất cả các rủi ro liên quan đến hoạt động của mình (Khoản 8.2(i) của Chính sách này). Mục đích của việc đánh giá này là xác định mức độ rủi ro mà Công ty phải đối mặt để có thể đánh giá mức độ thay đổi của các tiêu chí và mức độ rủi ro liên quan theo thời gian, từ đó quyết định xem những thay đổi được xác định có đòi hỏi phải áp dụng thêm các biện pháp bổ sung hay cần xem xét lại các mức độ chấp nhận rủi ro đã thiết lập hay không. 
6. Đánh giá Rủi ro Toàn doanh nghiệp phải được thực hiện dưới hình thức văn bản. MLRO chịu trách nhiệm thực hiện Đánh giá Rủi ro Toàn doanh nghiệp, nội dung này phải được chuẩn bị và trình lên Ban Lãnh đạo cấp cao của Công ty. Đánh giá Rủi ro Toàn doanh nghiệp phải được MLRO của Công ty thực hiện theo phương pháp đánh giá rủi ro đã được Hội đồng quản trị phê duyệt.

9. GIÁM SÁT MỐI QUAN HỆ KINH DOANH 

1. Công ty phải thực hiện giám sát liên tục đối với Mối quan hệ Kinh doanh và các ví điện tử. Việc này bao gồm giám sát giao dịch và cập nhật thông tin cơ bản của Khách hàng.
2. Công ty phải đảm bảo và áp dụng cả quy trình giám sát tức thời và giám sát hồi cứu. Sự khác biệt giữa hai quy trình này là:

1. Giám sát tức thời – dựa trên các tiêu chí và kịch bản do Công ty thiết lập, hệ thống sẽ "phát hiện" các giao dịch hoặc hoạt động có khả năng đáng ngờ và tạm giữ lại cho đến khi MLRO hoặc nhân viên tuân thủ được ủy quyền khác xem xét và xác định rằng giao dịch/hoạt động đó không đáng ngờ và có thể được thực hiện. Việc đánh giá này phải được MLRO hoặc nhân viên tuân thủ được ủy quyền khác bắt đầu trong vòng 1 (một) ngày làm việc kể từ ngày cảnh báo được tạo ra. Thời gian đánh giá cảnh báo phải hợp lý, và MLRO hoặc nhân viên tuân thủ được ủy quyền khác phải thực hiện các biện pháp phù hợp và kịp thời để xác định xem giao dịch/hoạt động đó có đáng ngờ hay không. Nếu Khách hàng được yêu cầu cung cấp thêm thông tin cần thiết cho việc đánh giá, thời hạn đánh giá cảnh báo tổng thể có thể được gia hạn, tuy nhiên, trong trường hợp đó, Khách hàng cần được thông báo rằng giao dịch/hoạt động của Khách hàng sẽ không được thực hiện cho đến khi Khách hàng cung cấp đủ thông tin. Thời hạn này không được gia hạn quá 4 ngày (trừ những tình huống rất cụ thể khi có căn cứ hợp lý để gia hạn thêm). Nếu Khách hàng không cung cấp thông tin được yêu cầu và/hoặc nếu kết quả đánh giá cho thấy giao dịch hoặc hoạt động đó là đáng ngờ, MLRO của Công ty phải gửi Báo cáo Giao dịch Đáng ngờ cho FCIS theo quy định tại Mục 13 của Chính sách này. 

‍

2. Giám sát hồi cứu – Công ty áp dụng hai loại giám sát hồi cứu:

‍

1. Dựa trên các tiêu chí và kịch bản do Công ty thiết lập, hệ thống sẽ "phát hiện" các hoạt động không chuẩn mực đối với từng Khách hàng cụ thể, nhưng vẫn được thực hiện và không bị chặn theo thời gian thực. Các giao dịch hoặc hoạt động bị "phát hiện" như vậy phải được MLRO hoặc nhân viên tuân thủ được ủy quyền khác đánh giá trong thời hạn không quá 30 ngày dương lịch kể từ thời điểm giao dịch hoặc hoạt động liên quan được gắn cờ trong hệ thống giám sát hồi cứu. Nếu kết quả đánh giá cho thấy giao dịch hoặc hoạt động đó là đáng ngờ, MLRO của Công ty phải gửi Báo cáo cho FCIS;
2. Định kỳ nhưng không ít hơn sáu tháng một lần, MLRO có thể quyết định kiểm tra các giao dịch lịch sử của một loại Khách hàng cụ thể, đóng vai trò là biện pháp bổ sung bên cạnh quy trình giám sát hồi cứu chính được mô tả tại mục (a) ở trên. Mục đích của các đợt kiểm tra bổ sung này là để đảm bảo rằng tất cả các giao dịch có khả năng đáng ngờ hoặc không chuẩn đều đã được Công ty phát hiện và đánh giá. MLRO chịu trách nhiệm quyết định loại Khách hàng nào cần được kiểm tra (ví dụ: 10 Khách hàng lớn nhất dựa trên giá trị thanh toán; Khách hàng có các khoản thanh toán liên quan đến các khu vực địa lý có rủi ro cao, v.v.).

3. Công ty sẽ giám sát các giao dịch để đảm bảo chúng phù hợp với mức độ rủi ro của Khách hàng và kiểm tra nguồn tiền khi cần thiết (Phụ lục số 7 của Chính sách này) nhằm phát hiện khả năng rửa tiền / tài trợ khủng bố (ML / TF). Công ty cũng sẽ cập nhật các tài liệu, dữ liệu hoặc thông tin đang nắm giữ nhằm mục đích xác định xem rủi ro liên quan đến Mối quan hệ Kinh doanh có thay đổi hay không.
4.            Công ty thu thập các tài liệu về nguồn tiền trong các trường hợp sau: 
   
   1. Tất cả các loại Khách hàng: khi họ thuộc nhóm rủi ro cao và phải chịu sự thẩm định chuyên sâu (EDD);
   2. Tất cả các loại Khách hàng: khi họ đạt đến hạn mức giao dịch hàng ngày / hàng tháng;
   3. Tất cả các loại Khách hàng: khi hành vi giao dịch của Khách hàng có những thay đổi lớn (ví dụ: quy mô đơn hàng lớn hơn đáng kể so với quy mô đơn hàng trung bình của các giao dịch trước đó);
   4. Chỉ áp dụng cho Khách hàng là pháp nhân: Tất cả các doanh nghiệp thuộc yêu cầu thẩm định chuyên sâu (EDD) của chúng tôi đều phải nộp các tài liệu này. Quy trình EDD được kích hoạt khi doanh nghiệp thuộc các tiêu chí sau:

• Cung cấp dịch vụ tiền điện tử / tài sản kỹ thuật số 

• Cung cấp các dịch vụ tiền điện tử / tài sản kỹ thuật số khác 

• Cung cấp dịch vụ tiền tệ/thanh toán / các dịch vụ tài chính khác 

• Là các dịch vụ cờ bạc được quản lý 

• Bất kỳ Khách hàng nào có chủ sở hữu hưởng lợi là người có ảnh hưởng chính trị 

5. Cá nhân: Tất cả các cá nhân là PEP (người có ảnh hưởng chính trị) đều phải nộp các tài liệu này 

‍

5. Việc giám sát (tức thời và/hoặc hồi cứu) có thể được thực hiện thông qua dịch vụ của bên thứ ba. Trong trường hợp này, Công ty phải đảm bảo rằng bên thứ ba tuân thủ các yêu cầu được quy định trong Chính sách này và Pháp luật, đồng thời điều chỉnh hệ thống và nền tảng CNTT của họ để đảm bảo tất cả các tiêu chí và kịch bản giám sát do Công ty thiết lập đều được bao quát đầy đủ.
6. Công ty sẽ sử dụng ma trận dựa trên rủi ro để xác định các cấp độ rủi ro, cụ thể là cao, trung bình và thấp. Tất cả các nhóm rủi ro sẽ phải tuân thủ hạn mức giao dịch dựa trên các tiêu chí đánh giá đối với cá nhân hoặc pháp nhân:
   
   1. Cá nhân: Công ty sẽ phân loại Khách hàng vào các nhóm rủi ro khác nhau và áp dụng hạn mức giao dịch dựa trên phương thức thanh toán, khu vực pháp lý và hành vi của người dùng.
   2. Pháp nhân: Công ty sẽ phân loại Khách hàng vào các nhóm rủi ro khác nhau và áp dụng hạn mức giao dịch dựa trên nhiều yếu tố rủi ro như uy tín của công ty, điểm hồ sơ rủi ro Internet, thời gian tham gia và rủi ro địa lý.
7. Công ty sẽ áp dụng phương pháp toàn diện để giám sát giao dịch, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc sàng lọc (giám sát giao dịch theo thời gian thực) và giám sát (phân tích giao dịch sau khi thực hiện). Mục tiêu của việc sàng lọc là xác định: 
   
   1. Các giao dịch và mô hình giao dịch đáng ngờ hoặc bất thường; 
   2. các giao dịch vượt quá ngưỡng quy định.
8. Việc sàng lọc các giao dịch được thực hiện tự động và bao gồm các biện pháp sau: 
   
   1. Các ngưỡng giao dịch được thiết lập, tùy thuộc vào hồ sơ rủi ro của người dùng/Khách hàng và doanh thu giao dịch ước tính do người dùng/Khách hàng khai báo; 
   2. Chấm điểm các ví tiền ảo sẽ nhận tiền ảo theo lệnh của người dùng / Khách hàng; 
   3. Chấm điểm các ví tiền ảo nhận tiền ảo.
9. Các yêu cầu chung áp dụng cho quy trình giám sát được quy định tại Phụ lục số 3 của Chính sách này.

10. SÀNG LỌC ĐỐI VỚI PEP, CÁC LỆNH TRỪNG PHẠT QUỐC TẾ VÀ THÔNG TIN TIÊU CỰC TRÊN TRUYỀN THÔNG

1. Công ty triển khai các giải pháp tự động để sàng lọc các cá nhân có ảnh hưởng chính trị (PEP), các lệnh trừng phạt quốc tế và thông tin tiêu cực trên truyền thông.
2. Việc sàng lọc này được thực hiện: 
   
   1. Trước khi thiết lập Quan hệ Kinh doanh;
   2. Hàng ngày trong suốt Quan hệ Kinh doanh;
   3. Ngoài ra, việc sàng lọc ví tiền điện tử được thực hiện trước khi thiết lập Quan hệ Kinh doanh, trước mỗi giao dịch và trên cơ sở liên tục.     
3. Sàng lọc đối với các lệnh trừng phạt quốc tế được thực hiện cho các đối tượng sau: 
   
   1. Chính Khách hàng;
   2. Người đại diện của Khách hàng;
   3. Các UBO của Khách hàng;
   4. Khách hàng
4. Sàng lọc đối với PEP mức độ rủi ro được thực hiện cho các đối tượng sau: 
   
   1. Chính Khách hàng;
   2. Người đại diện của Khách hàng;
   3. Các UBO của Khách hàng;
   4. Khách hàng
5. Sàng lọc đối chiếu với tin tức tiêu cực được thực hiện cho các đối tượng sau:
   
   1. Chính Khách hàng;
   2. Người đại diện của Khách hàng;
   3. Các UBO của Khách hàng;
   4. Khách hàng
6. Ít nhất các dữ liệu sau đây phải được sàng lọc: 
   
   1. Đối với cá nhân: họ và tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh (hoặc mã số cá nhân), quốc tịch, quốc gia cư trú. 
   2. Đối với pháp nhân: tên đầy đủ, quốc gia đăng ký, mã số pháp nhân, quốc gia có địa chỉ thực tế hoặc địa chỉ (nếu có). 
7. Nếu kết quả sàng lọc cho thấy: 
   
   1. Nếu Khách hàng là PEP – có thể bắt đầu Quan hệ kinh doanh, tuy nhiên, trước đó Khách hàng phải trải qua quy trình thẩm định chuyên sâu theo quy định tại Phụ lục số 1 của Chính sách này.

‍

2. Nếu Khách hàng chịu lệnh trừng phạt quốc tế – không được phép tiếp nhận Khách hàng, không được thực hiện giao dịch và không được cung cấp Dịch vụ cho Khách hàng. MLRO phải thông báo cho FCIS theo quy định tại Mục 13 của Chính sách này. 

‍

3. Khách hàng là đối tượng của thông tin tiêu cực trên truyền thông: 

‍

1. Nếu thông tin tiêu cực trên truyền thông chỉ ra rằng Khách hàng có liên quan đến tội phạm tài chính, các vụ việc rửa tiền/tài trợ khủng bố (ML/TF) – Khách hàng phải bị từ chối và không được cung cấp Dịch vụ;
2. Nếu thông tin tiêu cực trên truyền thông chỉ ra rằng Khách hàng nằm trong danh sách trừng phạt – phải thực hiện đánh giá về mức độ liên quan của các lệnh trừng phạt quốc tế và nếu được xác nhận, thì phải tuân thủ các biện pháp được liệt kê tại mục (ii) ở trên;
3. Nếu thông tin tiêu cực trên truyền thông chỉ ra các tiêu chí khác – MLRO phải được thông báo và đưa ra quyết định về việc liệu Khách hàng có thể được chấp nhận hay không, và nếu "có", thì Khách hàng sẽ được xếp vào nhóm rủi ro nào. 

8. Dữ liệu sàng lọc (bằng chứng chứng minh việc sàng lọc dữ liệu đang/đã được thực hiện) phải sẵn sàng cho Công ty. Công ty cần có khả năng chứng minh thời điểm và cách thức thực hiện sàng lọc nếu được yêu cầu (ví dụ: nếu cơ quan quản lý yêu cầu). Dữ liệu này có thể được lưu trữ trong các hệ thống và công cụ CNTT. 

11. THỰC THI QUY TẮC DU HÀNH

1. Quy tắc Du hành (Travel Rule), theo quy định tại Quy định EU 2023/1113 và Hướng dẫn về Quy tắc Du hành của EBA, yêu cầu tất cả các giao dịch chuyển tiền mã hóa phải đi kèm với thông tin về người khởi tạo và người thụ hưởng của giao dịch chuyển tiền đó.
2. Các giao dịch chuyển tiền mã hóa do Công ty thực hiện bao gồm các thông tin sau: 

Thông tin về người khởi tạo giao dịch:

1. Tên của người khởi tạo;
2. địa chỉ sổ cái phân tán của người khởi tạo, trong trường hợp giao dịch chuyển tiền mã hóa được đăng ký trên mạng lưới sử dụng DLT hoặc công nghệ tương tự, và số tài khoản tài sản tiền mã hóa của người khởi tạo, nếu tài khoản đó tồn tại và được sử dụng để xử lý giao dịch;
3. số tài khoản tài sản tiền mã hóa của người khởi tạo, trong trường hợp giao dịch chuyển tiền mã hóa không được đăng ký trên mạng lưới sử dụng DLT hoặc công nghệ tương tự (nếu không có – giao dịch chuyển tiền mã hóa phải đi kèm với mã định danh giao dịch duy nhất);
4. địa chỉ của người khởi tạo, bao gồm tên quốc gia, số giấy tờ tùy thân chính thức và mã số định danh khách hàng, hoặc thay vào đó là ngày tháng năm sinh và nơi sinh của người khởi tạo; 
5. tùy thuộc vào sự tồn tại của trường thông tin cần thiết trong định dạng tin nhắn liên quan, và khi được người khởi tạo cung cấp cho nhà cung cấp dịch vụ tài sản tiền mã hóa của mình, mã LEI hiện tại, hoặc nếu không có, bất kỳ mã định danh chính thức tương đương nào khác của người khởi tạo.

Thông tin về người thụ hưởng giao dịch:

1. Tên của người thụ hưởng;
2. địa chỉ sổ cái phân tán của người thụ hưởng, trong trường hợp giao dịch chuyển tiền mã hóa được đăng ký trên mạng lưới sử dụng DLT hoặc công nghệ tương tự, và số tài khoản tài sản tiền mã hóa của người thụ hưởng, nếu tài khoản đó tồn tại và được sử dụng để xử lý giao dịch;
3. số tài khoản tài sản tiền mã hóa của người thụ hưởng, trong trường hợp giao dịch chuyển tiền mã hóa không được đăng ký trên mạng lưới sử dụng DLT hoặc công nghệ tương tự (nếu không có – giao dịch chuyển tiền mã hóa phải đi kèm với mã định danh giao dịch duy nhất);
4. tùy thuộc vào sự tồn tại của trường thông tin cần thiết trong định dạng tin nhắn liên quan, và nơi được người khởi tạo cung cấp cho nhà cung cấp dịch vụ tài sản mã hóa của mình, LEI hiện tại, hoặc nếu không có, bất kỳ định danh chính thức tương đương nào khác có sẵn của người thụ hưởng.

2. Công ty sẽ không cho phép khởi tạo hoặc thực hiện bất kỳ khoản chuyển tiền tài sản mã hóa đi nào trước khi đảm bảo rằng tất cả thông tin của người khởi tạo đều có sẵn và đã được xác minh. 
3. Đối với các khoản chuyển tiền đến, Công ty phải kiểm tra trước khi chấp nhận chuyển tiền xem liệu Công ty có duy trì tất cả thông tin cần thiết hay không và xác minh xem dữ liệu người thụ hưởng đi kèm với khoản chuyển tiền có được xác minh dựa trên thông tin mà Công ty lưu giữ về người thụ hưởng hay không. Nếu không (ví dụ: dữ liệu không chính xác, không đầy đủ, v.v.), giao dịch sẽ bị tạm dừng cho đến khi nhận được thông tin đã xác minh sau khi Công ty yêu cầu, hoặc bị từ chối.

1. LÀM MỚI THÔNG TIN VỀ KHÁCH HÀNG (ODD)

1. Thông tin thu thập về Khách hàng sẽ được Công ty làm mới trong các khung thời gian dưới đây:

‍

2. Việc xem xét và làm mới thông tin sẽ bao gồm:
   
   1. Thông tin về Khách hàng được thu thập trong quá trình onboarding (tất cả thông tin KYC); 
   2. Xem xét giấy tờ tùy thân của Khách hàng – cần kiểm tra xem giấy tờ tùy thân còn hiệu lực hay không và nếu còn hiệu lực – thì không yêu cầu thêm tài liệu bổ sung, tuy nhiên, nếu giấy tờ tùy thân không còn hiệu lực – cần yêu cầu cung cấp giấy tờ tùy thân hợp lệ khác;
   3. Kiểm tra các giao dịch lịch sử nhằm xác định xem chúng có cho thấy các rủi ro bổ sung hay cần cập nhật hồ sơ rủi ro của Khách hàng hay không. 
3. Tất cả dữ liệu đã xem xét, cập nhật, thu thập và đánh giá phải được lưu trữ trong hồ sơ của Khách hàng kèm theo ngày tháng chứng minh thời điểm tài liệu được thu thập/đánh giá.

13. BÁO CÁO CHO FCIS (CÁC VẤN ĐỀ AML / CTF)

Danh sách các báo cáo:

1. Công ty có nghĩa vụ báo cáo cho FCIS trong trường hợp:

1. Các Hoạt động hoặc Giao dịch Đáng ngờ (nộp SAR).
2. Biết hoặc nghi ngờ rằng giao dịch có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động tội phạm hoặc nhằm mục đích sử dụng cho mục đích đó.
3. Biết hoặc nghi ngờ rằng Khách hàng sẽ cố gắng thực hiện một hoạt động/giao dịch đáng ngờ.
4. Báo cáo về các giao dịch trao đổi tiền ảo hoặc giao dịch bằng tiền ảo chỉ khi giao dịch đó đáng ngờ và MLRO có cơ sở để tin rằng giá trị của giao dịch đó bằng hoặc vượt quá 15.000 Eur (hoặc tương đương bằng loại tiền tệ khác, bao gồm cả tiền ảo), Báo cáo thường niên về hoạt động của Công ty.

1. Chi tiết của từng báo cáo như sau:

‍

Các mốc thời gian và yêu cầu liên lạc chính với FCIS

1. FCIS sẽ trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được đánh giá về việc thực hiện báo cáo, cần thực hiện các hành động cần thiết nếu có cơ sở (ví dụ: thông báo cho Cảnh sát và khởi tố vụ án). FCIS phải thông báo cho Công ty tương ứng. 
2. Nếu Công ty không nhận được phản hồi từ FCIS trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi gửi các báo cáo được liệt kê tại Khoản 13.2 của Chính sách này hoặc trong trường hợp Công ty không bị FCIS yêu cầu tạm thời hạn chế quyền sở hữu theo thủ tục được thiết lập bởi Bộ luật Tố tụng Hình sự Litva, đây là cơ sở để Công ty cho rằng FCIS không xác định được bất kỳ hoạt động bất hợp pháp nào và các hạn chế cần được bãi bỏ. Tuy nhiên, nếu MLRO có nghi ngờ về việc khôi phục giao dịch/hoạt động đã bị tạm dừng của Khách hàng, MLRO sẽ liên hệ thêm với FCIS để xin hướng dẫn về việc khôi phục và/hoặc các hành động có thể thực hiện ở cấp tổ chức.
3. Công ty sẽ không chịu trách nhiệm với Khách hàng về việc không thực hiện các nghĩa vụ hợp đồng và các thiệt hại gây ra trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ và hành động được quy định tại Mục này (miễn là chúng được thực hiện đúng theo các yêu cầu pháp lý). Quyền miễn trừ khỏi các thủ tục pháp lý cũng áp dụng cho các giám đốc hoặc nhân viên khác của Công ty khi họ báo cáo một cách thiện chí thông tin về nghi vấn ML/TF hoặc các Hoạt động/Giao dịch Đáng ngờ do Khách hàng thực hiện cho MLRO; họ cũng sẽ không phải chịu các biện pháp kỷ luật vì những hành động này.
4. Công ty phải đảm bảo duy trì các hệ thống nội bộ cho phép MLRO phản hồi nhanh chóng, thông qua các kênh bảo mật và theo cách đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối cho các yêu cầu từ FCIS liên quan đến việc cung cấp thông tin về AML/CTF, đồng thời đảm bảo gửi thông tin này trong vòng 14 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu, trừ khi FCIS, Chính sách này hoặc Luật định quy định thời hạn ngắn hơn.
5. Tất cả thông tin gửi cho FCIS và/hoặc nhận được từ FCIS đều được coi là bảo mật và không được tiết lộ cho bên thứ ba, bao gồm cả các nhân viên của Công ty không tham gia xử lý vụ việc cụ thể đã báo cáo cho FCIS hoặc được FCIS thông báo. MLRO sẽ là đầu mối liên lạc chính với FCIS và chịu trách nhiệm đảm bảo tính bảo mật của thông tin liên quan đến FCIS; email của MLRO sẽ được sử dụng để liên lạc với FCIS. Ngoài ra, thông tin gửi cho FCIS phải luôn được thực hiện thông qua hệ thống thông tin chuyên dụng của FCIS, trong khi email dokumentas@fntt.lt chỉ nên được sử dụng trong các trường hợp ngoại lệ (ví dụ: khi hệ thống thông tin của FCIS không khả dụng vì lý do kỹ thuật). Việc cấm tiết lộ thông tin (tipping-off) phải được đảm bảo trong mọi trường hợp, nghĩa là thông tin về các giao dịch hoặc hành vi đáng ngờ của Khách hàng và/hoặc việc đã gửi Báo cáo Hoạt động Đáng ngờ (SAR) cho FCIS, cũng như thông tin cụ thể dẫn đến sự nghi ngờ, không được tiết lộ cho Khách hàng, nhân viên của Công ty không có thẩm quyền tiếp cận dữ liệu đó (tức là những người không tham gia xử lý hồ sơ, điều tra của Khách hàng, v.v.) và các bên thứ ba, trừ khi có các trường hợp miễn trừ theo yêu cầu pháp lý, bao gồm các trường hợp miễn trừ theo Điều 23 của Luật AML Litva.

Báo cáo về các giao dịch tiền ảo từ 15.000 EUR

6. MLRO chịu trách nhiệm gửi thông tin cho FCIS liên quan đến việc trao đổi tiền ảo hoặc các giao dịch tiền ảo khác nếu giá trị giao dịch đó bằng hoặc trên 15.000 EUR (bất kể giao dịch được thực hiện dưới dạng đơn lẻ hay nhiều giao dịch) và được MLRO coi là đáng ngờ. Thông tin về các giao dịch như vậy sẽ được gửi cho FCIS trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày thực hiện. 

Báo cáo về hoạt động/giao dịch đáng ngờ

7. Các Hoạt động hoặc Giao dịch Đáng ngờ là những hoạt động hoặc giao dịch mà theo đánh giá của Công ty, do tính chất của chúng, có thể liên quan đến các trường hợp rửa tiền/tài trợ khủng bố (ML/TF) hoặc gian lận. Nếu xác định rằng giao dịch hoặc hoạt động liên quan là Hoạt động hoặc Giao dịch Đáng ngờ, MLRO của Công ty sẽ báo cáo cho FCIS theo quy định tại Mục này.
8. Công ty chào đón tất cả các ứng viên trừ khi họ là công dân, sinh ra tại hoặc cư trú tại các quốc gia nằm trong danh sách quốc gia bị cấm hoặc là đối tượng bị cấm theo luật AML/CFT hiện hành. Nếu sinh ra tại các quốc gia bị cấm, họ vẫn có thể đăng ký nếu cung cấp bằng chứng về việc từ bỏ quốc tịch gốc và nhập quốc tịch của một quốc gia không bị cấm.
9. Các khu vực pháp lý có rủi ro cao và các khu vực pháp lý khác do FATF giám sát, như được mô tả trong Phụ lục số 6 của Chính sách này.
10. Công ty cũng sẽ sàng lọc từng ứng viên/người dùng và, nếu có, các cá nhân liên quan, người được ủy quyền và Chủ sở hữu hưởng lợi của ứng viên/người dùng để đảm bảo tuân thủ các lệnh trừng phạt như được mô tả trong Phụ lục số 6 của Chính sách này.
11. Công ty sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba để cung cấp công cụ/cơ sở dữ liệu nhằm sàng lọc sự tuân thủ các lệnh trừng phạt, danh sách PEP và cơ sở dữ liệu chống rửa tiền đã nêu ở trên.
12. Trong mọi trường hợp, công ty phải hoàn tất việc xác minh trước khi chấp nhận ứng viên làm người dùng. Bất kỳ Ứng viên nào (hoặc Người liên quan, Người được ủy quyền và Chủ sở hữu hưởng lợi của họ) có kết quả trùng khớp dương tính với danh sách xác minh (không thể loại trừ sau khi Bộ phận Tuân thủ điều tra và đánh giá) và nằm trong danh sách cấm (ví dụ: Ứng viên ở quốc gia hoặc doanh nghiệp bị cấm) sẽ không được chấp nhận làm Người dùng của Công ty và sẽ bị từ chối trở thành Người dùng.
13. Đối với các Ứng viên (hoặc Người liên quan, Người được ủy quyền và Chủ sở hữu hưởng lợi của họ) có kết quả trùng khớp dương tính (không thể loại trừ sau khi Bộ phận Tuân thủ điều tra và đánh giá) và không nằm trong Danh sách Cấm, nhưng nhận được thông tin bất lợi từ quá trình rà soát, Công ty sẽ xem xét liệu Ứng viên đó có thuộc nhóm rủi ro cao cần thực hiện ECDD trước khi được chấp nhận làm Người dùng hay không.
14. Bộ phận Tuân thủ phải lưu giữ hồ sơ về kết quả sàng lọc và đánh giá đã thực hiện.
15. Sự nghi ngờ có thể xuất phát từ nhiều tình huống khách quan và chủ quan khác nhau, ví dụ như Khách hàng thực hiện các giao dịch hoặc hoạt động không điển hình so với hoạt động kinh doanh của họ, cung cấp dữ liệu không chính xác về bản thân hoặc về giao dịch, hoặc miễn cưỡng cung cấp thêm thông tin (tài liệu) về Khách hàng, về giao dịch đang được Công ty đánh giá, v.v.
16. Khi đánh giá giao dịch hoặc hoạt động liên quan dưới góc độ hoạt động đáng ngờ của Khách hàng, MLRO của Công ty phải thu thập đầy đủ thông tin về cơ sở và mục đích của Giao dịch hoặc Hoạt động Đáng ngờ đó, cũng như nguồn gốc của các khoản tiền, để kiểm tra đúng cách các hoạt động và/hoặc các giao dịch do Khách hàng thực hiện và phải cung cấp kết luận bằng văn bản về vấn đề này. 
17. Công ty không có nghĩa vụ phải xác định xem hoạt động của Khách hàng có cấu thành tội phạm hay không. Nếu Công ty biết hoặc nghi ngờ rằng giao dịch hoặc hoạt động đó là Giao dịch hoặc Hoạt động Đáng ngờ, Công ty phải:
    
    1. Tạm dừng giao dịch/hoạt động (nếu có thể); và 
    2. Thông báo FCIS trong vòng 3 giờ làm việc kể từ thời điểm tạm dừng.

18. Danh sách các tiêu chí được áp dụng khi xác định Giao dịch hoặc Hoạt động Đáng ngờ được trình bày tại Phụ lục số 2 của Chính sách này.
19. Trong trường hợp giao dịch/hoạt động không đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào được quy định tại Phụ lục số 2 của Chính sách này nhưng nhân viên của Công ty vẫn nảy sinh nghi ngờ về hoạt động hoặc giao dịch đó và/hoặc hoạt động của Khách hàng, thì giao dịch hoặc hoạt động đó phải được coi là Giao dịch hoặc Hoạt động Đáng ngờ và phải được báo cáo cho FCIS trong vòng 3 giờ làm việc.
20. Công ty chịu sự điều chỉnh của lệnh cấm “tiết lộ thông tin” (tipping off). Điều này có nghĩa là Công ty bị pháp luật cấm tiết lộ (“tiết lộ thông tin”) cho Khách hàng hoặc các bên khác (ngoại trừ các thành viên nội bộ có trách nhiệm và các cơ quan chức năng liên quan) về việc một báo cáo giao dịch đáng ngờ hoặc thông tin liên quan đang được nộp hoặc đã được nộp cho FCIS.

12. CHẤM DỨT GIAO DỊCH HOẶC QUAN HỆ KINH DOANH 

Các yêu cầu chung

2. Nếu Khách hàng không sẵn lòng hoặc từ chối cung cấp thông tin bổ sung theo yêu cầu của Công ty, tùy thuộc vào tính chất và tầm quan trọng của thông tin đó cũng như lý do không cung cấp thông tin, Công ty có thể từ chối thực hiện các hoạt động hoặc giao dịch, chấm dứt việc thực hiện các hoạt động đó hoặc chấm dứt Quan hệ Kinh doanh với Khách hàng.
3. Công ty sẽ không chịu trách nhiệm với Khách hàng về việc không thực hiện các nghĩa vụ hợp đồng hoặc các thiệt hại phát sinh do không thực hiện các hoạt động hoặc giao dịch của Khách hàng, với điều kiện là Công ty không thực hiện các hoạt động hoặc giao dịch đó dựa trên các lý do được quy định tại Điều 14.4 của Chính sách dưới đây.
4. Công ty bị cấm thực hiện các giao dịch, thiết lập hoặc duy trì Quan hệ Kinh doanh nếu Khách hàng:
   
   1. Không cung cấp thông tin xác minh danh tính hoặc không sẵn lòng cung cấp thông tin cần thiết để xác lập danh tính, hoặc thông tin được cung cấp không đầy đủ;
   2. Cung cấp dữ liệu không đầy đủ hoặc không chính xác;
   3. Là đối tượng chịu các lệnh trừng phạt quốc tế;
   4. Không đáp ứng các giới hạn về mức độ chấp nhận rủi ro do Công ty thiết lập;
   5. Yêu cầu cung cấp dịch vụ ẩn danh. 
5. Trong các trường hợp được quy định tại Điều 14.4 và sau khi xác định rằng hoạt động, giao dịch hoặc hành vi liên quan của Khách hàng là đáng ngờ (bất kể hoạt động hoặc giao dịch đó đã được thực hiện hay chưa), Công ty sẽ báo cáo Hoạt động hoặc Giao dịch Đáng ngờ đó cho FCIS.
6. Nếu trong quá trình xác minh Khách hàng, Công ty có lý do để tin rằng hành vi phạm tội rửa tiền/tài trợ khủng bố (ML/TF) đang diễn ra, và việc tiếp tục quy trình xác minh có thể khiến Khách hàng nghi ngờ rằng thông tin về họ có thể bị chuyển cho các cơ quan thực thi pháp luật có thẩm quyền, Công ty có thể dừng quy trình xác minh Khách hàng và không thiết lập Quan hệ Kinh doanh với Khách hàng đó. Trong những trường hợp này, thông tin sẽ được chuyển cho FCIS sớm nhất có thể nhưng không muộn hơn 1 ngày làm việc.  

Chấm dứt Quan hệ Kinh doanh theo sáng kiến của Khách hàng

7. Khách hàng có quyền chấm dứt Quan hệ Kinh doanh với Công ty mà không cần nêu rõ lý do và đơn phương chấm dứt mà không cần thông qua tòa án. Các điều khoản cụ thể để thực hiện quyền này có thể được áp dụng dựa trên Điều khoản và Điều kiện của Công ty.  

Chấm dứt Quan hệ Kinh doanh với Khách hàng theo sáng kiến của Công ty hoặc theo yêu cầu của các văn bản pháp luật

8. Công ty có quyền chấm dứt Quan hệ Kinh doanh với Khách hàng mà không cần thông báo trước và không cần thông qua tòa án, trong trường hợp cơ sở pháp lý đã được các Bên thỏa thuận thông qua hợp đồng BSA được đáp ứng, hoặc khi tồn tại các căn cứ pháp lý khác. 
9. Khách hàng phải được thông báo ngay lập tức (trong cùng ngày làm việc) qua email về việc chấm dứt Mối quan hệ kinh doanh, trừ khi việc thông báo bị cấm theo quy định pháp luật. Nếu có nghi ngờ về ML/TF, Công ty phải thông báo cho FCIS và cho đến khi FCIS thực hiện đánh giá về hoạt động đáng ngờ, việc chấm dứt có thể bị hoãn lại và Khách hàng không được thông báo về cuộc điều tra đang diễn ra hoặc việc gửi báo cáo cho FCIS.

13. NHẬT KÝ. LƯU TRỮ HỒ SƠ. LƯU TRỮ DỮ LIỆU

1. Công ty phải lưu giữ ít nhất các loại nhật ký sau:

1. Nhật ký các Hoạt động hoặc Giao dịch đáng ngờ và các báo cáo đã gửi cho FCIS; 
2. Nhật ký giao dịch tiền ảo hoặc các giao dịch tiền ảo khác nếu giá trị giao dịch từ 15.000 EUR trở lên, chỉ khi được MLRO coi là đáng ngờ (bất kể giao dịch được thực hiện dưới dạng đơn lẻ hay nhiều giao dịch), bao gồm dữ liệu về việc báo cáo giao dịch đó cho FCIS;
3. Nhật ký về các Khách hàng đã chấm dứt giao dịch hoặc Mối quan hệ kinh doanh do các tình huống liên quan đến vi phạm quy trình phòng chống ML/TF, bao gồm các trường hợp Mối quan hệ kinh doanh bị chấm dứt do Khách hàng hoặc (các) đại diện của họ cố tình che giấu thông tin về bản thân hoặc Chủ sở hữu hưởng lợi, không cung cấp đầy đủ thông tin được yêu cầu, v.v.;

‍

2. Các mẫu nhật ký nêu trên do Công ty lưu giữ được cung cấp tại Phụ lục số 4 của Chính sách này. 
3. Dữ liệu phải được nhập vào nhật ký theo trình tự thời gian, dựa trên các tài liệu chứng minh hoạt động hoặc giao dịch hoặc các tài liệu có hiệu lực pháp lý khác liên quan đến việc thực hiện các hoạt động hoặc ký kết (hoặc chấm dứt) giao dịch, hoặc chấm dứt Mối quan hệ kinh doanh, ngay lập tức nhưng không muộn hơn ba ngày làm việc kể từ ngày thực hiện hoạt động hoặc ký kết giao dịch, hoặc ngày xảy ra/được xác định các tình huống nêu trên.
4. Các yêu cầu lưu trữ dữ liệu sau đây phải được đảm bảo:

‍

1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ có thể được gia hạn thêm tối đa hai (2) năm theo yêu cầu có căn cứ từ cơ quan có thẩm quyền.
2. Công ty phải đảm bảo các tài liệu và thông tin được đề cập tại Mục 15.4 của Chính sách này được lưu trữ bất kể: (i) giao dịch là trong nước hay quốc tế; và/hoặc (ii) Mối quan hệ kinh doanh với Khách hàng vẫn đang tiếp diễn hay đã chấm dứt.
3. Công ty phải đảm bảo các tài liệu được đề cập tại Mục 15.4 của Chính sách này được lưu trữ để có thể: (i) khôi phục thông tin về giao dịch cụ thể; và (ii) cung cấp các tài liệu đó cùng thông tin liên quan cho FCIS khi cần thiết.

12. ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN 

4. Các chương trình đào tạo nhân viên liên tục về các yêu cầu phòng chống ML/TF phải được chuẩn bị và thực hiện tại Công ty dưới sự chỉ đạo của MLRO. Nhật ký đào tạo phải được MLRO lập hàng năm, bao gồm thông tin về các buổi đào tạo (đã hoặc sẽ) thực hiện, người tham gia, ngày đào tạo, tên khóa đào tạo, đơn vị tổ chức, chứng chỉ được cấp và các thông tin liên quan khác (nếu có). Mẫu nhật ký đào tạo được cung cấp tại Phụ lục số 9 của Chính sách này. 

‍

1. Việc đào tạo phải được thực hiện ít nhất mỗi năm một lần (theo năm dương lịch). Nội dung đào tạo phải dựa trên hoạt động kinh doanh của Công ty và được cập nhật khi cần thiết để phản ánh các thay đổi mới trong quy định pháp luật cũng như các rủi ro mà Công ty phải đối mặt theo kết quả đánh giá rủi ro hàng năm.
2. Chương trình đào tạo nhân viên phải đảm bảo rằng tất cả nhân viên Công ty có liên quan đến các biện pháp phòng chống ML/TF trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình đều được trang bị kiến thức đầy đủ để nhận diện khách hàng, phát hiện các hoạt động hoặc giao dịch đáng ngờ, thực hiện đánh giá các cảnh báo nhận được trong quá trình giám sát, v.v. 
3. Tất cả nhân viên mới phải được đào tạo về phòng chống rủi ro rửa tiền/tài trợ khủng bố (ML/TF) trước khi tham gia vào bất kỳ hoạt động nào liên quan đến khách hàng như một phần của quy trình tiếp nhận và hoàn thiện hồ sơ. MLRO của Công ty chịu trách nhiệm đảm bảo việc đào tạo cho nhân viên mới. Bản thân MLRO cũng phải tham gia đào tạo định kỳ hàng năm về AML/CTF. 

13. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Kiểm toán hàng năm

1. Công ty phải thực hiện kiểm toán các biện pháp AML/CTF và việc triển khai các biện pháp này trong Công ty ít nhất mỗi năm một lần. Ban Quản lý Cấp cao chịu trách nhiệm đảm bảo việc kiểm toán được thực hiện, trong khi MLRO chịu trách nhiệm tổ chức công tác kiểm toán. 

Phê duyệt, rà soát

2. Chính sách này (và các phụ lục kèm theo) có hiệu lực kể từ ngày được phê duyệt và chỉ có thể bị bãi bỏ, sửa đổi và/hoặc bổ sung theo quyết định của Hội đồng quản trị.
3. Các sửa đổi và/hoặc bổ sung đối với Chính sách sẽ có hiệu lực vào ngày tiếp theo sau ngày được phê duyệt. 
4. MLRO phải định kỳ (ít nhất mỗi năm một lần) hoặc khi có các sự kiện hoặc thay đổi quan trọng (ví dụ: trong trường hợp thay đổi các văn bản pháp luật hoặc phát sinh rủi ro mới liên quan đến Công ty) rà soát và cập nhật Chính sách nếu cần thiết. Việc rà soát Chính sách cũng phải được đảm bảo trong các trường hợp sau:
   
   1. Khi Ủy ban Châu Âu công bố đánh giá rủi ro cấp siêu quốc gia (được đăng tải tại https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:52022DC0554);
   2. Khi Đánh giá Rủi ro Quốc gia được FCIS công bố (được đăng tải tại www.fntt.lt); 
   3. Khi FCIS ban hành lệnh yêu cầu Công ty tăng cường và thắt chặt các biện pháp kiểm soát nội bộ; 
   4. Khi có những thay đổi quan trọng trong bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động của Công ty; 
   5. Khi kết quả kiểm toán hoặc các chỉ số hoạt động khác cho thấy cần phải thay đổi các biện pháp kiểm soát nội bộ. 

Phổ biến cho nhân viên

5. MLRO chịu trách nhiệm phổ biến Chính sách (và các phụ lục kèm theo) cũng như các phiên bản cập nhật sau này (nếu có) cho nhân viên Công ty. Việc phổ biến này được thực hiện bằng cách cung cấp Chính sách (và các phụ lục kèm theo) cho nhân viên, sau đó yêu cầu mỗi nhân viên xác nhận đã nắm rõ Chính sách bằng cách ký tên vào bảng được cung cấp tại Phụ lục số 5 của Chính sách.

Đánh giá kiến thức và kinh nghiệm của nhân sự chịu trách nhiệm

6. Công ty phải đảm bảo rằng, trước khi bổ nhiệm MLRO, CEO, các thành viên Hội đồng quản trị, Cán bộ Cấp cao và các nhân viên khác chịu trách nhiệm về khung chương trình AML/CTF trong Công ty, một quy trình đánh giá kỹ lưỡng về năng lực, kinh nghiệm làm việc và trình độ chuyên môn của họ phải được thực hiện. Việc đánh giá này phải tính đến trình độ học vấn, quá trình phát triển chuyên môn, kinh nghiệm làm việc liên quan (bao gồm thời gian và tính chất công việc) cùng các tiêu chí khác có thể ảnh hưởng đến sự phù hợp và năng lực của họ. Các đánh giá này phải được hoàn thành bằng văn bản trước khi bổ nhiệm hoặc tuyển dụng.

Yêu cầu đối với thành viên Quản lý Cấp cao và Chủ sở hữu Hưởng lợi Cuối cùng của Công ty

7. Một cá nhân không được giữ vị trí Quản lý Cấp cao hoặc là Chủ sở hữu Hưởng lợi Cuối cùng của Công ty nếu thuộc ít nhất một trong các trường hợp sau: 
   
   1. Một người bị kết tội thực hiện tội phạm rất nghiêm trọng hoặc đặc biệt nghiêm trọng theo quy định của Bộ luật Hình sự Cộng hòa Litva hoặc hành vi phạm tội tương ứng với bất kỳ tội danh nào trong số này theo luật hình sự của các quốc gia khác, bất kể án tích của người đó đã được xóa hay hủy bỏ hay chưa; 
   2. Một người bị kết tội thực hiện tội phạm ít nghiêm trọng hoặc nghiêm trọng xâm phạm tài sản, quyền sở hữu và lợi ích tài sản, trật tự kinh tế và kinh doanh, hệ thống tài chính, dịch vụ công và lợi ích công cộng, an toàn công cộng, hoặc hành vi phạm tội tương ứng với bất kỳ tội danh nào trong số này theo luật hình sự của các quốc gia khác, được quy định trong Bộ luật Hình sự và chưa quá 5 năm kể từ ngày xóa án tích hoặc hủy bỏ án tích của người đó; 
   3. Một người bị kết tội thực hiện hành vi phạm tội khác với hành vi được quy định tại điểm 1 và 2 của phần này, theo quy định của Bộ luật Hình sự hoặc luật hình sự của các quốc gia khác, và chưa quá 3 năm kể từ ngày thi hành án, hoãn thi hành án hoặc được miễn chấp hành hình phạt.
8. Nếu các tình huống được liệt kê tại Điều 16.7 nêu trên được xác định, Công ty phải thực hiện các biện pháp thông báo cho FCIS theo quy định và đảm bảo việc thực hiện yêu cầu (ví dụ: thay đổi người quản lý, v.v.).

14. CÁC PHỤ LỤC  

1. Dưới đây là danh sách các tài liệu là một phần không thể tách rời của Chính sách: 

Phụ lục số 1 – Quy trình Xác minh Khách hàng

Phụ lục số 2 – Tiêu chí Xác định các Hoạt động hoặc Giao dịch Đáng ngờ

Phụ lục số 3 – Chính sách Giám sát Mối quan hệ

Phụ lục số 4 – Các mẫu Nhật ký

Phụ lục số 5 – Mẫu xác nhận nhân viên đã nắm rõ Chính sách

Phụ lục số 6 – Danh sách các Quốc gia bị Cấm

Phụ lục số 7 – Bằng chứng hợp lệ về Nguồn tài sản và Nguồn vốn

Phụ lục số 8 – Mẫu báo cáo hàng quý của MLRO

Phụ lục số 9 – Nhật ký Đào tạo

‍

‍

2. Phụ lục số 1 

đối với Chính sách Thực hiện các Biện pháp Phòng ngừa 

về Phòng chống Rửa tiền và Tài trợ Khủng bố của 

TRANS-FI UAB

‍

3.      QUY TRÌNH XÁC MINH DANH TÍNH KHÁCH HÀNG

‍

1. GIỚI THIỆU

1. Công ty là doanh nghiệp B2B2C và sẽ cung cấp Dịch vụ cho Doanh nghiệp. Người dùng cuối có thể là cá nhân hoặc pháp nhân. Công ty cung cấp dịch vụ chủ yếu cho các doanh nghiệp là Khách hàng, Đơn vị chấp nhận thanh toán và người dùng cuối. Cả Đơn vị chấp nhận thanh toán và Người dùng cuối đều nhận Dịch vụ và cả hai đối tượng này đều được coi là Khách hàng của Công ty, những người sẽ được xác định danh tính phù hợp.

Bộ sản phẩm hiện tại của Trans-Fi UAB được mô tả dưới đây. Tất cả các sản phẩm này đều có sẵn dưới dạng giải pháp và dưới dạng Giao diện lập trình ứng dụng (“API”) đơn lẻ, đồng thời cung cấp bảng điều khiển hoặc giải pháp khác để theo dõi các giao dịch và đơn hàng:

• Thanh toán vào: Cho phép Khách hàng/Đơn vị chấp nhận thanh toán của họ thu tiền thanh toán bằng tiền pháp định tiền tệ (ví dụ: Đô la Mỹ hoặc Euro) hoặc stablecoin từ các đối tác của họ (cả doanh nghiệp hoặc cá nhân) bằng cách gửi liên kết thanh toán và quyết toán bằng stablecoin hoặc tiền pháp định, theo nhu cầu, một cách dễ dàng từ bất kỳ đâu trên thế giới. Các stablecoin được sử dụng trong các sản phẩm của chúng tôi là tài sản tiền mã hóa có tài sản đảm bảo và được neo giá theo một loại tiền pháp định, đáng chú ý là các stablecoin EUR và USD do Circle phát hành: EURC và USDC. Trong sản phẩm này, các dịch vụ MiCA sau đây sẽ được sử dụng: 
  
  1. Dịch vụ chuyển tiền mã hóa thay mặt cho khách hàng 
  2. Lưu ký và quản lý tài sản tiền mã hóa thay mặt cho khách hàng 
  3. Trao đổi tài sản tiền mã hóa lấy tiền pháp định 

‍

• Payouts: Cho phép Khách hàng/Đơn vị kinh doanh của họ thanh toán cho nhân viên, nhà cung cấp, người làm tự do và đối tác thương mại trên toàn cầu bằng tiền pháp định hoặc stablecoin trên toàn thế giới bằng cách trao đổi tài sản tiền mã hóa lấy tiền pháp định (stablecoin sang tiền pháp định) hoặc trao đổi tiền pháp định lấy tài sản tiền mã hóa (tiền pháp định sang stablecoin) hoặc tài sản tiền mã hóa lấy tài sản tiền mã hóa (tiền mã hóa sang stablecoin). Trong sản phẩm này, các dịch vụ MiCA sau đây sẽ được sử dụng: 
  
  1. Dịch vụ chuyển tài sản tiền mã hóa thay mặt cho khách hàng 
  2. Lưu ký và quản lý tài sản tiền mã hóa thay mặt cho khách hàng 
  3. Trao đổi tài sản tiền mã hóa lấy tiền mặt 
  4. Trao đổi tài sản tiền mã hóa lấy các tài sản tiền mã hóa khác 

‍

• Ramp: Cho phép Khách hàng của chúng tôi cung cấp dịch vụ trao đổi tiền pháp định sang tài sản tiền mã hóa (tiền pháp định sang tiền mã hóa “onramp”) và trao đổi tài sản tiền mã hóa sang tiền pháp định (tiền mã hóa sang tiền pháp định “offramp”) cho các Đơn vị chấp nhận thanh toán và/hoặc Người dùng cuối của họ. Trong sản phẩm này, các dịch vụ MiCA sau đây sẽ được sử dụng: 
  
  1. Trao đổi tài sản tiền mã hóa lấy tiền pháp định 

‍

• Dịch vụ phát hành ví (“WIaaS”): Cho phép Khách hàng của chúng tôi phát hành ví lưu ký (sử dụng Circle làm nhà cung cấp) cho chính họ, cho các Đơn vị chấp nhận thanh toán (Merchant) hoặc Người dùng cuối của họ để nạp tiền trước cho các giao dịch nhằm thanh toán liền mạch, hoặc để thu tiền từ các đối tác, hoặc để cung cấp tính năng nạp tiền và hoàn tiền vào ví & tài khoản game của Người dùng cuối, bằng cách cung cấp tiền pháp định sang stablecoin và stablecoin sang tiền pháp định các khoản chuyển tiền và thanh toán sau đó với Khách hàng chơi game. TransFi sẽ sớm kích hoạt “tính năng kiếm tiền” trên các ví này, tận dụng các nhà cung cấp bên thứ ba, để chủ sở hữu ví có thể nhận lợi nhuận (thông qua staking). Trong sản phẩm này, các dịch vụ MiCA sau đây sẽ được sử dụng: 
  
  1. Lưu ký và quản lý tài sản tiền mã hóa thay mặt cho khách hàng 

2. Công ty áp dụng các phương thức định danh Khách hàng từ xa theo yêu cầu tại Điều 11(1)(4)(b) của Luật AML Litva.
3. Công ty phải đảm bảo thực hiện định danh Khách hàng trong các trường hợp sau:

1. Trước khi thiết lập Quan hệ Kinh doanh với Khách hàng;
2. Khi phát sinh nghi ngờ về dữ liệu định danh và tài liệu của Khách hàng đã thu thập trước đó;
3. Khi có nghi ngờ về khả năng xảy ra hoạt động rửa tiền / tài trợ khủng bố (ML/TF). 
4. Khi có sự thay đổi trong mô hình giao dịch của Khách hàng

4. Trong các trường hợp được liệt kê tại Khoản 1.3 ở trên, Công ty phải thực hiện ít nhất các hành động sau:

1. Nhận diện Khách hàng (người đại diện, các UBO, xác định giám đốc và cơ cấu sở hữu);
2. Thu thập dữ liệu KYC / KYB về Khách hàng;
3. Kiểm tra trạng thái PEP;
4. Kiểm tra trạng thái áp dụng các lệnh trừng phạt quốc tế;
5. Kiểm tra trạng thái trên các phương tiện truyền thông tiêu cực;
6. Kiểm tra xem có bất kỳ tình huống nào yêu cầu áp dụng thẩm định chuyên sâu hay không;
7. Đánh giá lại thông tin đã thu thập với dữ liệu nhận được từ các nguồn chính thống.

8. Thu thập thông tin về mục đích và bản chất của Quan hệ Kinh doanh.
9. Thu thập thông tin về nguồn gốc tài sản và nguồn vốn của Khách hàng (đối với Khách hàng có rủi ro cao);

9. Nhận sự phê duyệt của MLRO (đối với Khách hàng có rủi ro cao).

‍

1.5 Như đã mô tả tại Điều 1, tất cả Khách hàng của chúng tôi đều phải trải qua quy trình KYC đối với cá nhân và KYB đối với pháp nhân 

1.6 Sau khi có thông tin, Công ty sẽ đánh giá và phân loại Khách hàng vào nhóm rủi ro phù hợp. Tất cả quy trình này phải được hoàn tất trước thời điểm bắt đầu Quan hệ Kinh doanh 

2. CÁC LOẠI HÌNH THẨM ĐỊNH KHÁCH HÀNG 
   
   1. Công ty sẽ công nhận các loại rủi ro của Khách hàng sau đây: 

1. Thấp;
2. Trung bình;
3. Cao;
4. Không được chấp nhận/Bị cấm. 

2. Công ty áp dụng hai loại hình thẩm định Khách hàng:
   
   1. Thẩm định tiêu chuẩn (SDD), còn được gọi là Thẩm định thông thường: SDD được áp dụng khi hồ sơ rủi ro của Khách hàng cho thấy mức độ rủi ro thấp hoặc trung bình và khi, theo đánh giá rủi ro của Công ty, đã xác định rằng trong những trường hợp như vậy, rủi ro về Rửa tiền / Tài trợ khủng bố (ML / TF) là thấp hoặc trung bình.
   2. Thẩm định chuyên sâu (EDD): EDD được áp dụng cho các Khách hàng bị gắn cờ là Khách hàng có rủi ro cao. EDD yêu cầu áp dụng các biện pháp thẩm định Khách hàng bổ sung so với SDD.

‍

3. Trong trường hợp Khách hàng có mức độ rủi ro không thể chấp nhận/bị cấm – sẽ không áp dụng quy trình thẩm định nào vì đơn đăng ký sẽ bị từ chối. 
4. Để xác định mức độ rủi ro của từng Khách hàng, Công ty sẽ thực hiện đánh giá rủi ro cá nhân đối với mỗi Khách hàng trước khi thiết lập Quan hệ kinh doanh.   
5. Quy trình SDD được thiết lập tại Mục 4 (đối với Khách hàng cá nhân) và Mục 5 (đối với Khách hàng doanh nghiệp) của Phụ lục này. 
6. Quy trình EDD được thiết lập tại Mục 6 của Phụ lục này. 
7. Công ty quy định các loại hình Khách hàng bị cấm như sau:

1. Những người thụ hưởng được biết đến từ tham nhũng hoặc các hoạt động bất hợp pháp; 
2. Công ty vỏ bọc/ngân hàng vỏ bọc; 
3. Sòng bạc không được kiểm soát hoặc công ty cờ bạc không có giấy phép; 
4. Quy trình KYB (Tìm hiểu doanh nghiệp) không hoàn tất hoặc thất bại; 
5. Các công ty dịch vụ tài chính/thanh toán/chuyển tiền không có giấy phép; và 
6. Khách hàng có cổ phiếu vô danh trong cơ cấu sở hữu. 
7. Cần sa/cây gai dầu; 
8. Súng, vũ khí, đạn dược và quân dụng; 
9. Kim loại quý; 
10. Nội dung người lớn hoặc khiêu dâm. 

3. CÁC YÊU CẦU CHUNG ĐỐI VỚI VIỆC TRUYỀN TẢI ẢNH (VIDEO) THỜI GIAN THỰC 
   
   1. Truyền tải ảnh (video) thời gian thực là phương thức định danh và xác minh danh tính cho Khách hàng (cá nhân) hoặc người đại diện (pháp nhân).
   2. Các nguyên tắc sau đây sẽ được áp dụng và đảm bảo trong quá trình định danh Khách hàng từ xa thông qua truyền tải ảnh (video) thời gian thực:
      
      1. Chỉ một người (Khách hàng hoặc người đại diện của Khách hàng) được phép tham gia vào quy trình định danh Khách hàng từ xa;
      2. Chất lượng kết nối internet phải đủ tốt, không được xảy ra gián đoạn;
      3. Công ty có quyền và có khả năng kỹ thuật để cung cấp thêm hướng dẫn cho Khách hàng nếu cần thiết cho việc định danh;
      4. Chất lượng ảnh/video chụp trong quá trình định danh Khách hàng phải cho phép Công ty nhận diện người trong ảnh một cách dễ dàng;
      5. Quy trình định danh Khách hàng từ xa phải được thực hiện liên tục và là một phần của quy trình định danh Khách hàng duy nhất;
      6. Màn hình mà Khách hàng sử dụng phải đủ lớn để đảm bảo khuôn mặt của Khách hàng luôn hiển thị rõ và có thể nhận diện được trong suốt phiên làm việc;
      7. Tất cả các bản ghi và ảnh chụp phải chứa dấu xác nhận bao gồm tên, họ, mã số cá nhân, địa chỉ IP (nếu có) của Khách hàng và ngày ghi hình;
      8. Công ty phải sử dụng các chương trình, ứng dụng hoặc phương tiện đặc biệt để đảm bảo quá trình ghi hình diễn ra liên tục và không thể truyền tải ảnh dưới hình thức không phải thời gian thực;
      9. Sau khi hoàn tất các hành động nêu trên, Khách hàng sẽ được thông báo rằng việc cung cấp dữ liệu cũng đồng nghĩa với việc Khách hàng xác nhận tính xác thực của dữ liệu đó;
      10. Ảnh/video được truyền tải phải có chất lượng cho phép đọc dễ dàng các thông tin trên giấy tờ tùy thân được cung cấp, đồng thời nhìn rõ các đặc điểm của cá nhân đó và người trong ảnh trên giấy tờ tùy thân.
   3. Công ty phải đảm bảo hệ thống CNTT của mình có đủ năng lực và được điều chỉnh phù hợp cho việc định danh Khách hàng từ xa theo các yêu cầu nêu trên. 
   4. Quy trình định danh Khách hàng sẽ bị coi là thất bại nếu xảy ra bất kỳ trường hợp nào dưới đây:
      
      1. Khách hàng cố tình cung cấp dữ liệu không khớp với dữ liệu định danh trên giấy tờ tùy thân được trích xuất từ cơ sở dữ liệu chính thức hoặc không khớp với thông tin, dữ liệu thu thập được qua các quy trình khác;
      2. Phiên làm việc hết hạn trong quá trình xác minh và Khách hàng không thực hiện lại quy trình định danh từ đầu;
      3. Hình ảnh (video) của giấy tờ tùy thân hoặc của Khách hàng không hiển thị rõ nét; 
      4. Khách hàng không cung cấp thông tin và dữ liệu được yêu cầu;
      5. Khách hàng từ chối tuân thủ các hướng dẫn về việc căn chỉnh khuôn mặt và giấy tờ tùy thân theo yêu cầu;
      6. Khách hàng có sự hỗ trợ của người khác trong quá trình xác minh mà không có sự cho phép của Công ty (sự cho phép chỉ có thể được cấp trong các trường hợp đặc biệt);
      7. Phát sinh các tình tiết cho thấy nghi ngờ về ML/TF. Công ty phải gửi thông báo nghi ngờ cho FCIS ngay lập tức;
      8. Công ty nhận được thông tin rằng Khách hàng thuộc đối tượng chịu lệnh trừng phạt tài chính, thông tin này phải được thông báo ngay lập tức cho FCIS;
      9. Khách hàng không thực hiện bất kỳ hoạt động nào trong mô-đun xác minh Khách hàng trong hơn 15 phút liên tục;
      10. Việc truyền tải hình ảnh (video) thời gian thực bị gián đoạn hoặc phát sinh sự cố liên quan đến việc truyền tải hình ảnh (video) thời gian thực;
      11. Chất lượng truyền tải hình ảnh (video) thời gian thực không cho phép nhìn rõ khuôn mặt của Khách hàng hoặc người đại diện của Khách hàng (nếu có) và/hoặc không thể xác định danh tính của Khách hàng hoặc người đại diện (nếu có) từ hình ảnh khuôn mặt trên giấy tờ tùy thân;
      12. Chất lượng truyền tải hình ảnh (video) thời gian thực kém;
      13. Giấy tờ tùy thân của Khách hàng được ghi lại mà không tuân thủ các yêu cầu được quy định trong phụ lục này;
      14. Khách hàng không thực hiện các hành động cần thiết cho việc xác minh một cách phù hợp và đúng thời hạn;
      15. Xác định rằng giấy tờ do Khách hàng cung cấp bị hư hỏng, giả mạo hoặc có các tình tiết khác gây nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ tùy thân đó (ví dụ: chỉ xuất trình bản sao của giấy tờ). Trong trường hợp này, quy trình xác minh có thể được tiếp tục và thông tin cần thiết để xác định danh tính của Khách hàng hoặc người đại diện (nếu có) chỉ được thu thập với mục đích đánh giá rủi ro ML/TF để thông báo ngay lập tức cho FCIS về hoạt động đáng ngờ trong vòng không quá 3 giờ làm việc;  
      16. Xác định rằng giấy tờ tùy thân do Khách hàng cung cấp không đáp ứng các yêu cầu về nội dung thông tin áp dụng cho loại giấy tờ đó;
      17. Công ty có cơ sở nghi ngờ rằng Khách hàng đang được xác minh và chủ sở hữu của giấy tờ tùy thân được cung cấp không phải là cùng một người. Trường hợp này phải được báo cáo ngay lập tức cho FCIS;
      18. Nếu có nhiều hơn một người tham gia vào quy trình xác minh danh tính Khách hàng;
      19. Khách hàng không đồng ý với việc xác minh danh tính từ xa.
   5. Sau khi đánh giá rủi ro về rửa tiền/tài trợ khủng bố (ML/TF), Công ty có quyền tạm dừng hoặc chấm dứt quy trình xác minh vì bất kỳ lý do nào khác.
4.      XÁC MINH DANH TÍNH KHÁCH HÀNG ( CÁ NHÂN )
   
   1. Việc xác minh Khách hàng (cá nhân) và kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ tùy thân sẽ được thực hiện theo các bước sau:
      
      1. Đăng ký: Khách hàng nhập Tên, Họ, Ngày tháng năm sinh, Email, quốc tịch vào trang web dành riêng cho việc đăng ký người dùng mới;
      2. Xác minh: Công ty áp dụng phương thức xác minh từ xa – thông qua việc gửi ảnh selfie và ảnh (video) giấy tờ tùy thân theo thời gian thực. Cụ thể:

Trong trường hợp gửi ảnh:

1. Khách hàng phải chụp ảnh giấy tờ tùy thân của mình. 

Chỉ những giấy tờ tùy thân sau đây mới được chấp nhận cho mục đích thẩm định Khách hàng. Công ty chỉ chấp nhận các giấy tờ tùy thân còn hiệu lực và không có dấu hiệu nghi vấn làm giả:

• Hộ chiếu,
•  Thẻ căn cước, 
• Giấy phép cư trú tại Litva 
• Bất kỳ giấy tờ tùy thân hợp lệ nào khác được pháp luật cho phép

Giấy tờ tùy thân được thu thập phải chứa các thông tin sau đây về Khách hàng:

• Tên;
• Họ;
• Mã số cá nhân (đối với người nước ngoài – ngày tháng năm sinh, mã số cá nhân hoặc bất kỳ số định danh cá nhân nào khác);
• Ảnh chân dung;
• Chữ ký (trừ trường hợp quy định của quốc gia đó không yêu cầu có chữ ký trên bằng lái xe);
• Quốc tịch (trừ trường hợp quy định của quốc gia đó không yêu cầu ghi thông tin này trên bằng lái xe).

Nếu giấy tờ tùy thân được thu thập không chứa thông tin về quốc tịch, Công ty phải thu thập thêm các giấy tờ tùy thân khác của Khách hàng có ghi thông tin quốc tịch.

Việc chụp ảnh giấy tờ tùy thân được thực hiện bằng cách giữ giấy tờ trước camera điện thoại/máy tính trong khu vực được chỉ định trên màn hình sao cho hình ảnh giấy tờ tùy thân khớp với khung hình hiển thị. 

Nếu Khách hàng sử dụng hộ chiếu, phải chụp trang có ảnh khuôn mặt của Khách hàng và mặt sau của trang đó.

Nếu Khách hàng sử dụng thẻ căn cước Giấy phép cư trú tại Litva, hoặc bất kỳ giấy tờ tùy thân hợp lệ nào khác theo quy định, trước tiên phải chụp mặt trước của giấy tờ, sau đó chụp mặt sau. 

Khách hàng nhấn vào nút chụp tương ứng hiển thị trên màn hình và thiết bị sẽ chụp ảnh giấy tờ tùy thân. Nếu ảnh không đạt độ phân giải tốt nhất, Khách hàng sẽ được yêu cầu chụp lại. Công ty sẽ sử dụng ảnh có độ phân giải tốt nhất. Nếu ảnh đạt yêu cầu, thông báo tương ứng sẽ xuất hiện trên màn hình và Khách hàng nhấn vào nút để tiếp tục. Nếu ảnh không phù hợp cho mục đích nhận dạng, Khách hàng sẽ được yêu cầu chụp ảnh mới;

2. Sau khi ảnh giấy tờ tùy thân được xác nhận (mất vài giây), Khách hàng sẽ được chuyển hướng để thực hiện Ảnh selfie trực tiếp của chính mình. Khi chụp ảnh, Khách hàng phải nhìn thẳng vào camera, đảm bảo toàn bộ đầu nằm trong khung hình. Khách hàng phải tháo bỏ mọi vật dụng che đầu hoặc mặt và không đeo kính có tròng tối màu hoặc đổi màu. Biểu cảm khuôn mặt của Khách hàng phải dễ nhận diện, không được có bóng đổ quanh mắt và ánh sáng nền không được gây cản trở việc nhận diện khuôn mặt. Khách hàng nhấn vào nút chụp hiển thị trên màn hình điện thoại/máy tính, thiết bị sẽ tự động chụp ảnh trực tiếp của Khách hàng. Nếu ảnh chụp đạt yêu cầu, Khách hàng nhấn nút tiếp tục; nếu ảnh chân dung không đạt yêu cầu, Khách hàng sẽ được yêu cầu nhấn nút thử lại để chụp ảnh mới. Cả hai ảnh sẽ được Công ty lưu lại. Công ty sẽ tiến hành xác minh trực quan các ảnh chân dung do Khách hàng cung cấp. Ảnh chụp trực tiếp của Khách hàng phải cho phép Công ty xác minh được người trong ảnh chân dung. Sau khi ảnh chụp trực tiếp được Khách hàng xác nhận, Khách hàng sẽ được chuyển đến mô-đun nơi Công ty thu thập thêm thông tin về Khách hàng.

LƯU Ý: thứ tự chụp giấy tờ tùy thân và ảnh khuôn mặt của Khách hàng có thể khác nhau tùy thuộc vào nền tảng được sử dụng (ví dụ: có thể chụp ảnh giấy tờ tùy thân trước rồi mới chụp ảnh khuôn mặt hoặc ngược lại).

Phiên chụp ảnh selfie trực tiếp phải diễn ra liên tục và có chất lượng tốt.

3. Thu thập dữ liệu KYC bổ sung: Khách hàng được yêu cầu cung cấp một số thông tin bổ sung, bao gồm nhưng không giới hạn ở những mục sau:

1. Bản chất và mục đích của Mối quan hệ Kinh doanh;
2. Quốc gia cư trú;
3. Nguồn tiền (Phụ lục số 7); chỉ áp dụng trong trường hợp EDD (Thẩm định chuyên sâu)
4. Khi Khách hàng hoàn tất KYC, họ sẽ được sàng lọc về các phương tiện truyền thông bất lợi, lệnh trừng phạt và PEP thông qua một giải pháp tự động. Nếu bị gắn cờ là PEP, Khách hàng cần xác nhận xem mình có phải là PEP hay không. Trong trường hợp là PEP, họ sẽ phải trải qua quy trình EDD. Trong trường hợp xác định sai (false hits), Khách hàng được yêu cầu gửi bản tuyên bố qua email xác nhận rằng họ không phải là PEP.

4. Thông báo cho Khách hàng: Sau khi Khách hàng cung cấp tất cả các thông tin được yêu cầu ở trên, họ sẽ được yêu cầu xác nhận và gửi thông tin đó. Sau khi gửi, khách hàng sẽ nhận được thông báo trong một khoảng thời gian ngắn (từ vài giây đến vài phút) về việc KYC đã được phê duyệt, từ chối hoặc đang được xem xét thủ công bởi bộ phận Tuân thủ. Dựa trên kết quả xem xét thủ công, đội ngũ Tuân thủ sẽ hoàn tất việc xác minh khách hàng mới trong vòng không quá 2 ngày làm việc. 
5. Xác minh dữ liệu bởi Công ty: Tất cả dữ liệu do Khách hàng gửi sẽ được đánh giá thông qua hệ thống tự động, sau đó quy trình KYC sẽ được phê duyệt, từ chối hoặc chuyển sang xem xét thủ công bởi đội ngũ Tuân thủ.

• Dữ liệu đăng ký (họ, tên, mã số cá nhân, quốc tịch của Khách hàng, ngày đăng ký, v.v.);
• Tính hợp lệ và xác thực của giấy tờ tùy thân. – kiểm tra xem ngày hết hạn của giấy tờ tùy thân còn hiệu lực hay không (chưa hết hạn), v.v.). 

LƯU Ý: dữ liệu cần được lưu trữ làm bằng chứng trong hồ sơ của Khách hàng (ghi rõ ngày thực hiện kiểm tra và dữ liệu được sử dụng để kiểm tra).

• Bằng chứng cư trú, trích xuất dữ liệu và xác minh dữ liệu. Đối với mục đích xác minh địa chỉ, Công ty sẽ yêu cầu Khách hàng cung cấp hóa đơn tiện ích hoặc hợp đồng thuê nhà, trích lục đăng ký thuê nhà, hoặc hợp đồng lao động có ghi rõ địa chỉ cư trú, v.v. 
• Ảnh chụp trực tiếp của Khách hàng. Công ty sẽ thực hiện kiểm tra tự động ảnh chân dung của Khách hàng so với hình ảnh khuôn mặt có trong giấy tờ tùy thân. Việc này được thực hiện tự động thông qua một nhà cung cấp dịch vụ;
• Dữ liệu thiết bị của Khách hàng (ví dụ: địa chỉ IP, v.v.);  
• Xác minh danh tính – Công ty sẽ kiểm tra xem ảnh chụp trực tiếp của Khách hàng có khớp với hình ảnh khuôn mặt trên ảnh giấy tờ tùy thân hay không thông qua các thuật toán. Việc này được thực hiện tự động bởi nhà cung cấp dịch vụ được chọn;
• Dữ liệu giấy tờ tùy thân. Công ty sẽ kiểm tra các dữ liệu sau của giấy tờ tùy thân trên các cơ sở dữ liệu chính thức bên ngoài: họ, tên, mã số định danh cá nhân, giới tính, ngày tháng năm sinh và nơi sinh, số giấy tờ tùy thân, ngày cấp và ngày hết hạn của giấy tờ, quốc tịch;
• Công ty cũng sẽ kiểm tra lý lịch của Khách hàng, bao gồm nhưng không giới hạn ở các vấn đề như mức độ ảnh hưởng chính trị, khả năng áp dụng các lệnh trừng phạt tài chính, 
• Việc xác minh dữ liệu Khách hàng sẽ được thực hiện bằng cách tìm kiếm trên các cơ sở dữ liệu bên ngoài đáng tin cậy, cho phép kiểm tra xem cá nhân đó có phải là PEP (người có ảnh hưởng chính trị) hay không, liệu Khách hàng có đang chịu các lệnh trừng phạt tài chính hay không, v.v. Ngoài ra, Công ty cũng có thể thực hiện nghiên cứu trên các trang web chính thức, như Google, v.v.
• Trong trường hợp kiểm tra thủ công, Công ty sẽ xem xét kết quả rà soát và xác minh dữ liệu của Khách hàng; 
• Công ty sẽ quyết định việc có chấp nhận Khách hàng hay không dựa trên các tiêu chí phân loại rủi ro; 

5. XÁC MINH DANH TÍNH KHÁCH HÀNG - PHÁP NHÂN
   
   1. Việc truyền ảnh (video) thời gian thực, như một phương thức xác minh danh tính Khách hàng đối với pháp nhân, sẽ được áp dụng theo cách thức sau: 
      
      1. Khách hàng được yêu cầu cung cấp thông tin về pháp nhân (Khách hàng tiềm năng), bao gồm nhưng không giới hạn ở các thông tin sau:

1. Thông tin chi tiết của pháp nhân, bao gồm: tên đầy đủ, loại hình pháp lý, mã số pháp lý, quốc gia thành lập, địa chỉ đăng ký kinh doanh và địa chỉ kinh doanh thực tế;
2. Thông tin chi tiết về các UBO (Chủ sở hữu hưởng lợi), bao gồm: họ tên đầy đủ, mã số cá nhân (nếu không có thì dùng ngày tháng năm sinh), quốc tịch, tỷ lệ cổ phần nắm giữ trong pháp nhân của từng Chủ sở hữu hưởng lợi, địa chỉ cư trú;
3. Thông tin chi tiết về các Giám đốc chủ chốt, bao gồm: họ tên đầy đủ, mã số cá nhân (nếu không có thì dùng ngày tháng năm sinh), quốc tịch;
4. Bản chất và mục đích của Mối quan hệ kinh doanh;
5. Nguồn vốn của pháp nhân, chỉ áp dụng trong trường hợp EDD (Thẩm định chuyên sâu);
6. Chủ sở hữu UBO và/hoặc Người đại diện có phải là PEP hay không;
7. Số tiền dự kiến (tính bằng EUR) cho các giao dịch hàng tháng và hàng năm, cùng các quốc gia thực hiện/nhận giao dịch.
8. Khách hàng có phải là PEP hay không

‍

2. Danh tính của người đại diện/UBO của Khách hàng sẽ được xác lập bằng cách áp dụng tất cả các biện pháp được liệt kê tại các điều khoản 4.1(i)-(ii) ở trên trong Phụ lục này, vốn áp dụng cho việc định danh Khách hàng là cá nhân thông qua truyền hình ảnh (video) trực tiếp;
3. Sau khi người đại diện của pháp nhân (Khách hàng tiềm năng) cung cấp tất cả các thông tin được yêu cầu ở trên, họ sẽ được yêu cầu xác nhận và gửi thông tin đó. Sau khi phiên làm việc kết thúc, Khách hàng sẽ nhận được thông báo tự động rằng thông tin của họ đang được đánh giá, và Công ty sẽ thông báo quyết định về việc tiếp nhận Khách hàng sớm nhất có thể, nhưng trong mọi trường hợp không quá 2 ngày làm việc. 
4. Sau khi thực hiện các bước trên, Công ty sẽ kiểm tra tính chính xác và hợp lệ của thông tin do người đại diện của Khách hàng cung cấp bằng cách thực hiện các thao tác được nêu tại điều khoản 4.1(v) ở trên.
5. Công ty sẽ thu thập các tài liệu về Khách hàng nhằm xác nhận sự tồn tại của Khách hàng với tư cách là một pháp nhân, cùng các thông tin KYC khác của Khách hàng do người đại diện cung cấp trong phiên truyền hình ảnh trực tiếp. Công ty sẽ tự thu thập các tài liệu này từ các cơ quan đăng ký công khai có sẵn trực tuyến.
6. Công ty sẽ thu thập ít nhất các tài liệu chính thức sau đây:

1. Giấy ủy quyền, nếu người đại diện của Khách hàng không phải là UBO; 
2. Điều lệ công ty hoặc Biên bản thành lập của Khách hàng;  
3. Sổ đăng ký cổ đông tự xác nhận (không quá 6 tháng);
4. Tài liệu quy định cách thức vận hành, quản trị và sở hữu của Khách hàng tiềm năng, cũng như phạm vi thẩm quyền/quyền hạn của các giám đốc điều hành chủ chốt trong biểu mẫu thẩm định (biểu mẫu SDD cho khách hàng rủi ro thấp và biểu mẫu EDD cho khách hàng rủi ro cao)
5. Bằng chứng về địa chỉ chính thức; 
6. Mã số EIN / TIN; 
7. Các tài liệu bổ sung có thể được yêu cầu tùy thuộc vào đặc thù của từng Khách hàng và/hoặc trong trường hợp cần áp dụng thẩm định chuyên sâu (ví dụ: báo cáo tài chính hoặc các hợp đồng chính để xác minh nguồn vốn, v.v.).

7. Tất cả các UBO của Khách hàng bắt buộc phải thực hiện các biện pháp định danh (tương tự như các biện pháp áp dụng cho Khách hàng cá nhân theo điều khoản 4.1(ii) của Phụ lục này). 
8. Dựa trên các tiêu chí phân loại rủi ro, Công ty sẽ quyết định xem Khách hàng có được chấp nhận hay không; 
9. Sau khi hoàn tất xác minh Khách hàng, Công ty sẽ đưa ra quyết định “phê duyệt” hoặc “từ chối” Khách hàng. Trong cả hai trường hợp, Khách hàng đều phải được thông báo về quyết định cuối cùng. Quyết định của Công ty sẽ được đưa ra trong vòng 4 ngày làm việc kể từ thời điểm Khách hàng thực hiện các thao tác định danh. 

6. THẨM ĐỊNH CHUYÊN SÂU (EDD)
   
   1. EDD sẽ được thực hiện đối với các Khách hàng là:
      
      1. PEP (bao gồm cả trường hợp bản thân Khách hàng, người đại diện của Khách hàng, và/hoặc giám đốc, và/hoặc UBO là PEP);
      2. Được xếp vào nhóm rủi ro cao dựa trên các tiêu chí phân loại rủi ro do Công ty thiết lập (xem tài liệu nội bộ riêng, ma trận rủi ro Khách hàng);
      3. Khi hoạt động của Khách hàng đạt đến các ngưỡng giao dịch hàng ngày/hàng tháng đã thiết lập;

‍

4. Chỉ áp dụng cho Khách hàng là pháp nhân – khi hoạt động chính của Khách hàng thuộc một trong các lĩnh vực kinh doanh sau:

• Dịch vụ tiền điện tử / tài sản kỹ thuật số có lưu ký;
• Các dịch vụ tiền điện tử / tài sản kỹ thuật số khác (không lưu ký);
• Dịch vụ tiền tệ, thanh toán và các dịch vụ tài chính khác;
• Dịch vụ cờ bạc được cấp phép. 

2. Trong các tình huống được mô tả tại điều 6.1 ở trên, Công ty sẽ:

1. Thực hiện tất cả các biện pháp nhận biết khách hàng được quy định cho quy trình thẩm định thông thường; và 
2. Nhận văn bản chấp thuận của MLRO của Công ty để thiết lập hoặc tiếp tục Mối quan hệ Kinh doanh với các Khách hàng này; và 
3. Yêu cầu Khách hàng cung cấp thêm các tài liệu giúp xác định nguồn gốc tài sản và nguồn tiền liên quan đến Mối quan hệ Kinh doanh hoặc giao dịch, theo Phụ lục số 7; và
4. Yêu cầu cung cấp thêm thông tin về lý do thực hiện các giao dịch và Dịch vụ; và
5. Yêu cầu cung cấp thêm thông tin về khối lượng giao dịch dự kiến tại Công ty; và
6. Yêu cầu cung cấp thêm thông tin nếu có bất kỳ tài liệu nào được MLRO chỉ định trong văn bản chấp thuận thiết lập Mối quan hệ Kinh doanh với Khách hàng đó (nếu có); và
7. Thực hiện giám sát liên tục nâng cao đối với Mối quan hệ Kinh doanh với các Khách hàng này, bao gồm việc thiết lập các ngưỡng giao dịch và quy tắc giám sát nhạy bén hơn; và
8. Trong trường hợp Khách hàng thuộc đối tượng phải thực hiện EDD do lĩnh vực kinh doanh nằm trong danh sách quy định tại điều 6.1 (iv) – ngoài các biện pháp EDD nêu trên, Công ty sẽ thu thập và đánh giá:

• Chính sách AML của Khách hàng; 
• Giấy phép liên quan
• Báo cáo tài chính hoặc nguồn vốn 
• bất kỳ tài liệu nào khác có thể cần thiết để đánh giá thêm.
• Thông tin này cũng có thể bao gồm các chi tiết khác như dưới đây nếu cần: đánh giá rủi ro ML và TF mới nhất của khách hàng (EWRA); báo cáo kiểm toán mới nhất của khách hàng về rủi ro ML và TF;
• Thông tin chi tiết về người chịu trách nhiệm chính đối với các vấn đề AML / CTF trong nội bộ Khách hàng (ví dụ: MLRO của Khách hàng, v.v.);

(ix) Trong trường hợp Khách hàng được thành lập tại các quốc gia như Bulgaria, Cameroon, Croatia, Kenya, Nigeria, Philippines, Nam Phi, Tanzania, Uganda, Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất và Việt Nam, đây là những quốc gia không thuộc diện thẩm định chuyên sâu nhưng phải chịu sự giám sát khác biệt vì

• Bulgaria và Croatia là thành viên của Liên minh Châu Âu
• Các khu vực pháp lý còn lại là những nền kinh tế đang phát triển nhanh chóng và là nơi đặt trụ sở của nhiều tổ chức tài chính toàn cầu như HSBC, Standard Chartered, Wells Fargo và Citibank. 

‍

Tất cả người dùng tại các khu vực pháp lý này đều phải trải qua các bước kiểm tra nghiêm ngặt bao gồm sàng lọc lệnh trừng phạt & thông tin tiêu cực trên truyền thông, xác minh danh tính, kiểm tra tính xác thực (liveness test), sàng lọc PEP, giám sát giao dịch, kiểm tra trình duyệt & hành vi, kiểm tra rủi ro liên quan đến email, lập hồ sơ mạng xã hội, đối chiếu tên và giám sát tiền điện tử. Các bước kiểm tra EDD (Thẩm định chuyên sâu) sẽ được kích hoạt trong trường hợp:

• Các hoạt động kinh doanh có điều kiện
• Vượt quá ngưỡng giao dịch
• Các sự kiện đáng ngờ;
• Khách hàng rủi ro cao.

‍

Ngoài ra, hạn mức giao dịch sau KYC và KYB tại các khu vực pháp lý này thấp hơn so với hạn mức dành cho người dùng TransFi từ các quốc gia không thuộc nhóm rủi ro cao.

‍

(x) Trong trường hợp Khách hàng được thành lập tại các quốc gia như Barbados, Burkina Faso, Gibraltar, Jamaica, Monaco, Mozambique, Namibia, Panama, Senegal và Trinidad và Tobago, chúng tôi sẽ yêu cầu cung cấp thêm thông tin nếu cần thiết 

• Áp dụng kéo dài thời gian giám sát giao dịch; 
• Áp dụng tăng cường các biện pháp kiểm soát nội bộ;
• Đánh giá và quyết định các loại giao dịch cần điều tra nội bộ chuyên sâu hơn và thực hiện các cuộc điều tra đó;

‍

3. Công ty sẽ không cung cấp Dịch vụ cho các Khách hàng nằm trong danh sách trừng phạt của nhà nước Litva, Danh sách trừng phạt của Liên minh Châu Âu, Danh sách trừng phạt của Liên Hợp Quốc (UN), Danh sách trừng phạt theo nghị quyết 1373 (2001) của Hội đồng Bảo an Liên Hợp Quốc, Văn phòng Kiểm soát Tài sản Nước ngoài (OFAC) (như được mô tả trong Phụ lục số 6 của Chính sách).

‍

4. Phụ lục số 2

đối với Chính sách Thực hiện các Biện pháp Phòng ngừa 

về Phòng chống Rửa tiền và Tài trợ Khủng bố của 

TRANS-FI UAB

‍

5. CÁC TIÊU CHÍ NHẬN DIỆN HOẠT ĐỘNG HOẶC GIAO DỊCH ĐÁNG NGỜ

‍

1. Các tiêu chí về hoạt động hoặc giao dịch đáng ngờ được thiết lập theo Nghị quyết FCIS số V-240. Danh sách này liên tục thay đổi và nhiệm vụ của MLRO là kiểm tra các thay đổi đó và áp dụng vào hoạt động của Công ty. 
2. Nội dung dưới đây phản ánh một số tiêu chí từ Nghị quyết FCIS đã đề cập. Tuy nhiên, MLRO phải xem xét các tiêu chí bổ sung phù hợp với Công ty và điều chỉnh danh sách dưới đây cho phù hợp. 
3. Công ty không cung cấp các dịch vụ liên quan đến tiền mặt. Do đó, các tiêu chí liên quan đến tiền mặt không được liệt kê dưới đây. 
4. Các tiêu chí để nhận diện các Hoạt động hoặc Giao dịch Đáng ngờ liên quan đến hành vi của Khách hàng như sau: 

1. Tại thời điểm thiết lập Mối quan hệ Kinh doanh hoặc trong quá trình duy trì Mối quan hệ Kinh doanh, Khách hàng tỏ ra miễn cưỡng trong việc cung cấp thông tin cần thiết để xác minh danh tính, cung cấp các tài liệu gây nghi ngờ về tính xác thực, nguồn gốc, v.v.
2. Khó thu thập thông tin hoặc tài liệu từ Khách hàng phục vụ cho việc giám sát Mối quan hệ Kinh doanh: khó liên lạc với Khách hàng, nơi cư trú/đăng ký cũng như thông tin liên lạc của họ thường xuyên thay đổi; không ai trả lời số điện thoại do Khách hàng cung cấp hoặc số điện thoại luôn trong tình trạng ngắt kết nối; Khách hàng không phản hồi khi được liên hệ qua email.
3. Khách hàng không thể trả lời các câu hỏi liên quan đến hoạt động tài chính hiện tại/dự kiến và bản chất của các hoạt động đó, không cung cấp được các tài liệu liên quan và có biểu hiện lo lắng thái quá.
4. Khách hàng không thể giải trình nguồn gốc số tiền được sử dụng cho các giao dịch. 
5. Khách hàng kết nối với ví tiền ảo lưu ký của mình thông qua mạng TOR và địa chỉ IP liên tục thay đổi.
6. Khách hàng không có đủ kiến thức về tiền ảo và không thể giải thích lý do tại sao một số giao dịch nhất định được thực hiện (mặc dù hoạt động của Khách hàng trong các giao dịch tài sản ảo là rất cao).
7. Nhiều công ty được đăng ký tại cùng một địa chỉ của Khách hàng.
8. Cùng một người quản lý nhiều công ty không có mối liên hệ với nhau. 

5. Các tiêu chí để nhận diện các Hoạt động hoặc Giao dịch Đáng ngờ liên quan đến các hoạt động hoặc giao dịch do Khách hàng thực hiện như sau:
   
   1. Các hoạt động hoặc giao dịch của Khách hàng không phù hợp với các loại hình hoạt động mà Khách hàng đã chỉ ra trong quá trình xác minh danh tính hoặc được phản ánh trong các thông tin công khai. 
   2. Bản chất của các hoạt động hoặc giao dịch mà Khách hàng đang thực hiện làm dấy lên nghi ngờ rằng Khách hàng đang tìm cách tránh việc ghi lại các hoạt động và giao dịch này vào nhật ký đăng ký do Công ty duy trì.
   3. Khách hàng thực hiện (các) giao dịch vượt quá khả năng tài chính của Khách hàng mà Công ty đã biết.
   4. Khách hàng hoặc chủ sở hữu Tài sản yêu cầu thanh toán số tiền thuộc về họ cho những người rõ ràng không liên quan đến hoạt động thông thường của Khách hàng.
   5. Khách hàng liên tục thực hiện các giao dịch tài sản với giá trị rõ ràng là không phù hợp với giá thị trường trung bình.
   6. Khách hàng thực hiện các hoạt động hoặc giao dịch mà không có lý do kinh tế rõ ràng.
   7. Độ tuổi, vị trí hiện tại và tình trạng tài chính của Khách hàng không tương xứng một cách khách quan với các hoạt động mà Khách hàng này thực hiện (ví dụ: thu nhập của Khách hàng thấp so với quy mô hoạt động của họ liên quan đến các Dịch vụ).
   8. Khách hàng sử dụng các dịch vụ trộn tiền (mixer/tumbler). 
   9. Khách hàng thực hiện các hoạt động trên dark net bằng cách sử dụng các địa chỉ tiền ảo có liên quan đến các hoạt động bất hợp pháp.
   10. Việc trao đổi tiền ảo sang tiền pháp định (và ngược lại) không phù hợp với hồ sơ Khách hàng hoặc các hoạt động trước đó.
   11. Việc thực hiện các giao dịch liên quan đến tiền ảo được kết nối với các địa chỉ IP thuộc các quốc gia có hoạt động Rửa tiền / Tài trợ khủng bố (ML / TF) ở mức cao. 
   12. Chuyển đổi tiền ảo sang tiền pháp định gây thua lỗ.
   13. Các hoạt động của Khách hàng có khả năng liên quan đến gian lận.
6. Các tiêu chí để nhận diện các Hoạt động hoặc Giao dịch Đáng ngờ liên quan đến khía cạnh địa lý trong các hoạt động hoặc giao dịch do Khách hàng thực hiện như sau:

‍

1. Các hoạt động hoặc giao dịch được thực hiện với các cá nhân và pháp nhân nằm trong các khu vực pháp lý bị trừng phạt như đã nêu trong Phụ lục 6 của chính sách.

‍

2. Khách hàng thường trú tại một quốc gia không phải là thành viên của FATF hoặc không có tư cách quan sát viên tại FATF và không phải là thành viên của tổ chức quốc tế chống rửa tiền/tài trợ khủng bố (ML/TF), trong khi đó, cơ sở kinh tế cho các hoạt động hoặc giao dịch do Khách hàng thực hiện không rõ ràng.

‍

3. Các hoạt động của Khách hàng liên quan đến tiền ảo được khởi tạo từ các địa chỉ Giao thức Internet (IP) nằm tại các quốc gia bị trừng phạt như đã nêu trong Phụ lục 6 của chính sách.

7. Các tiêu chí để nhận diện các Hoạt động hoặc Giao dịch Đáng ngờ liên quan đến các hoạt động có khả năng tham nhũng của Khách hàng như sau:
   
   1. Một cá nhân tham gia chính trị, cộng sự thân thiết hoặc thành viên gia đình của họ nhận được khoản thù lao cao bất thường, không phù hợp với giá trị thị trường khi tham gia các hội thảo, hội nghị hoặc với tư cách là tư vấn viên cho các dự án.

‍

2. Các hoạt động được thực hiện cho một cá nhân tham gia chính trị, cộng sự thân thiết hoặc thành viên gia đình của họ từ một quốc gia nước ngoài có chỉ số cảm nhận tham nhũng (CPI) dưới 50.

‍

3. Một pháp nhân đang kinh doanh tại quốc gia nước ngoài có điểm số CPI dưới 50 thực hiện các hoạt động tài chính liên quan đến kinh doanh với giá trị quá mức cho các cá nhân theo các thỏa thuận tư vấn, pháp lý hoặc các dịch vụ tương tự.

‍

4. Các hoạt động tài chính quốc tế được thực hiện cho một cá nhân tham gia chính trị, cộng sự thân thiết hoặc thành viên gia đình của họ mà không có cơ sở kinh tế rõ ràng.

‍

5. Một cá nhân hoặc pháp nhân cấp khoản vay cho một cá nhân tham gia chính trị, cộng sự thân thiết hoặc thành viên gia đình của họ với các điều kiện ưu đãi bất thường (không quy định thời hạn hoàn trả, điều kiện hoàn trả thuận lợi, lãi suất thấp, v.v.) hoặc không có hợp đồng hay tài liệu chứng minh.

‍

6. Một cá nhân hoặc pháp nhân chi trả cho các dịch vụ đi lại và lưu trú của một cá nhân tham gia chính trị tại cả Lithuania và nước ngoài nếu các khoản thanh toán đó không phải là hoạt động tài chính thông thường của bên chi trả.

‍

7. Một cá nhân tham gia chính trị chuyển tiền đến các quốc gia nơi họ không thực hiện các hoạt động chuyên môn.

‍

8. Các quỹ được chuyển đến các vùng lãnh thổ mục tiêu khi giao dịch liên quan đến các hợp đồng chính phủ.

‍

9. Người thụ hưởng, người sáng lập, người được ủy quyền hoặc người có liên quan khác của một công ty ưu đãi thuế là cá nhân tham gia chính trị tại Lithuania hoặc nước ngoài, cộng sự thân cận hoặc thành viên gia đình của họ.

8. Khi đánh giá mối liên hệ được cho là của tài sản với TF, cần xem xét các khía cạnh sau: 
   
   1. Quỹ có nghĩa là bất kỳ loại tiền ảo vô hình hoặc tiền pháp định hữu hình nào
   2. Các quỹ có thể có nguồn gốc hợp pháp hoặc bất hợp pháp – điều quan trọng là chúng được thu thập, tích lũy hoặc cung cấp cho mục đích TF.

‍

3. Cả việc thu thập, tích lũy hoặc cung cấp tài sản (quỹ) trực tiếp và gián tiếp đều được coi là hoạt động TF.

‍

4. Việc thu thập, tích lũy hoặc cung cấp tài sản (quỹ) được coi là hoạt động cố ý khi người thực hiện tìm kiếm hoặc biết rằng tài sản (quỹ) này hoặc chỉ một phần trong đó sẽ được sử dụng cho mục đích TF; nghĩa là, chỉ cần người đó nhận thức được rằng tài sản có thể được sử dụng cho mục đích TF là đã đủ, ngay cả khi họ không có ý định trực tiếp thực hiện điều đó.

‍

5. Tài trợ khủng bố (TF) bao gồm việc thu thập, tích lũy, cung cấp tài sản (quỹ) để thực hiện các tội phạm khủng bố cụ thể (ví dụ: thực hiện một cuộc tấn công khủng bố), đào tạo khủng bố (ví dụ: xúi giục tội phạm khủng bố, tuyển dụng, huấn luyện khủng bố, thành lập các nhóm khủng bố, v.v.), và hỗ trợ cá nhân hoặc một nhóm khủng bố ngay cả khi tài sản đó không nhằm mục đích thực hiện một tội phạm khủng bố cụ thể (ví dụ: thuê địa điểm, hỗ trợ vật chất, chăm sóc sức khỏe, cứu trợ, v.v.). Không nhất thiết phải xác định mối liên hệ giữa tài sản (quỹ) được thu thập, tích lũy, cung cấp với một tội phạm khủng bố cụ thể. 

9. Điều khoản thi hành
   
   1. Các tiêu chí nêu trên không được coi là đầy đủ và Công ty phải cân nhắc các tiêu chí khác có thể gây nghi ngờ liên quan đến hoạt động và giao dịch của Khách hàng, bao gồm nhưng không giới hạn ở các tiêu chí do FCIS thiết lập. 

‍

2. Các tiêu chí nêu trên về Hoạt động hoặc Giao dịch Đáng ngờ cần được đánh giá riêng biệt cho từng trường hợp và không nên áp dụng một cách máy móc. Công ty phải luôn xem xét liệu các tiêu chí cụ thể (ngay cả khi đã được liệt kê ở trên) có thể được giải trình hợp lý hay không trong từng trường hợp cụ thể, và chỉ coi đó là đáng ngờ nếu không tìm thấy bất kỳ tình tiết nào có thể biện minh cho giao dịch đó.  

‍

6. Phụ lục số 3

đối với Chính sách Thực hiện các Biện pháp Phòng ngừa 

về Phòng chống Rửa tiền và Tài trợ Khủng bố của 

TRANS-FI UAB  

‍

7. CHÍNH SÁCH GIÁM SÁT MỐI QUAN HỆ

‍

1. GIỚI THIỆU

1. Tất cả các giao dịch do Khách hàng thực hiện sẽ được Công ty giám sát liên tục. 
2. Công ty sẽ thực hiện và đảm bảo việc giám sát tức thời và giám sát hồi cứu. 
3. Việc giám sát sẽ bao gồm:
   
   1. Các giao dịch;
   2. Ví; 
   3. Khách hàng là cá nhân;
   4. Khách hàng là pháp nhân;
4. Các quy trình giám sát sẽ được thực hiện thủ công hoặc thông qua các phương tiện tự động. Bất kể phương thức nào được Công ty lựa chọn, Công ty phải đảm bảo rằng phương thức đó cho phép giám sát đầy đủ mọi giao dịch và kịp thời phát hiện các Hoạt động hoặc Giao dịch Đáng ngờ. 
5. Mục đích của việc giám sát là đảm bảo nhận diện kịp thời và chính xác các giao dịch, mô hình và hoạt động bất thường, đồng thời đảm bảo tính xác thực về thông tin của Khách hàng, người đại diện của Khách hàng (nếu có) và mức độ rủi ro đã được gán cho Khách hàng đó. Quy trình này cũng bao gồm việc giám sát hồ sơ Khách hàng (cả cá nhân và doanh nghiệp) để kiểm tra xem họ có liên quan đến các tin tức tiêu cực hoặc các lệnh trừng phạt hay không. 
6. Việc giám sát sẽ được thực hiện bằng cách đánh giá các giao dịch thực tế của từng Khách hàng, thông tin mà Công ty nhận được trong quá trình xác minh danh tính Khách hàng cũng như các thông tin khác mà Công ty thu thập/nhận được (nếu có).

2. HỒ SƠ KHÁCH HÀNG
   
   1. Các quy trình giám sát phải bao gồm việc đánh giá thông tin về Khách hàng. Tất cả thông tin về một Khách hàng cụ thể phải được lưu giữ trong hồ sơ của Khách hàng đó.
   2. Hồ sơ Khách hàng tối thiểu phải bao gồm các tài liệu sau:

1. Bằng chứng về việc nhận diện Khách hàng và thu thập thông tin liên quan về Khách hàng (ví dụ: nguồn tiền trong trường hợp EDD, mục đích của Mối quan hệ Kinh doanh, các dịch vụ mà Khách hàng dự định sử dụng, v.v.);
2. Bằng chứng xác minh danh tính của Khách hàng, người đại diện của Khách hàng (nếu có), Chủ sở hữu Hưởng lợi (nếu có) từ các nguồn dữ liệu công khai và độc lập;
3. Bằng chứng xác minh tình trạng chính trị của Khách hàng, người đại diện của Khách hàng và Chủ sở hữu Hưởng lợi (nếu có) từ các nguồn dữ liệu công khai và độc lập;
4. Mô tả hồ sơ rủi ro của Khách hàng;
5. Mô tả về việc phân loại Khách hàng vào nhóm rủi ro;
6. Thông tin về các Dịch vụ được cung cấp cho Khách hàng;
7. Thông tin về các trường hợp Khách hàng thực hiện các Hoạt động hoặc Giao dịch Đáng ngờ;
8. Dữ liệu và bằng chứng kiểm tra PEP và các lệnh trừng phạt;
9. Đối với Khách hàng có rủi ro cao – sự chấp thuận thiết lập/duy trì Mối quan hệ Kinh doanh do MLRO của Công ty cấp;
10. Các tài liệu doanh nghiệp của Khách hàng;
11. Các tài liệu và thông tin khác được chỉ định trong Chính sách này và/hoặc mà Công ty coi là quan trọng đối với hồ sơ của Khách hàng. 

‍

3. Hồ sơ Khách hàng phải được lưu trữ dưới dạng điện tử.

‍

4. Thông tin thu thập được trong quá trình xác định Khách hàng và người đại diện của Khách hàng (nếu có) phải được ghi chép liên tục và lưu giữ dưới dạng văn bản hoặc điện tử.

3. GIÁM SÁT MỐI QUAN HỆ KINH DOANH / HOẠT ĐỘNG 
   
   1. Công ty sẽ thực hiện giám sát liên tục các hoạt động và giám sát thường xuyên Mối quan hệ Kinh doanh của Khách hàng, bao gồm:

‍

1. Điều tra các giao dịch để đảm bảo rằng các giao dịch đang thực hiện phù hợp với thông tin mà Công ty có về Khách hàng, các hoạt động của Khách hàng (loại hình và tính chất hoạt động, bản chất giao dịch, đối tác kinh doanh, v.v.), tính chất rủi ro và thông tin về nguồn tiền trong trường hợp áp dụng Biện pháp thẩm định chuyên sâu (EDD);
2. Các nguyên tắc phân loại Khách hàng vào nhóm rủi ro phù hợp, thiết lập quy trình thu thập và lưu trữ thông tin về các hoạt động do các Khách hàng thuộc nhóm rủi ro cao thực hiện.

‍

2. Trong quá trình giám sát, cần đặc biệt chú trọng vào các nội dung sau:

1. Các hoạt động có tính chất liên quan đến Rửa tiền / Tài trợ khủng bố, cũng như các giao dịch phức tạp và có giá trị lớn bất thường; 
2. Bất kỳ cấu trúc giao dịch bất thường nào không có mục tiêu kinh tế rõ ràng hoặc mục đích pháp lý minh bạch;
3. Mọi mối đe dọa về Rửa tiền / Tài trợ khủng bố (ML / TF) có thể phát sinh từ việc sử dụng các sản phẩm dưới bất kỳ hình thức nào, các kết quả khác từ việc sử dụng dịch vụ được cung cấp hoặc các giao dịch đang thực hiện, khi có nỗ lực che giấu danh tính của Khách hàng hoặc người đại diện của Khách hàng (nếu có) (có xu hướng ẩn danh), cũng như do Mối quan hệ Kinh doanh hoặc giao dịch với Khách hàng chưa được xác minh danh tính trực tiếp, và nếu có thể, Công ty sẽ ngay lập tức thực hiện các biện pháp để ngăn chặn tài sản bị sử dụng cho mục đích Rửa tiền / Tài trợ khủng bố;
4. Các hoạt động có dấu hiệu che giấu danh tính của Khách hàng hoặc người đại diện của Khách hàng (nếu có), cũng như các Mối quan hệ Kinh doanh hoặc giao dịch với Khách hàng mà danh tính chưa được xác minh thông qua việc gặp mặt trực tiếp người đại diện;
5. Liệu Khách hàng có nằm trong danh sách chung về các cá nhân, nhóm người, công ty hoặc tổ chức chịu lệnh trừng phạt tài chính của EU, Liên Hợp Quốc, OFAC hay không;

‍

3. Nếu việc giám sát Mối quan hệ Kinh doanh cho thấy Mối quan hệ đó tiềm ẩn rủi ro cao hơn, Công ty sẽ phân loại Khách hàng đó vào nhóm rủi ro cao (nếu trước đó Khách hàng chưa được phân vào nhóm này).

‍

4. Công ty sẽ lập văn bản ghi lại kết quả điều tra (dưới dạng điện tử hoặc văn bản giấy).

4. GIÁM SÁT TĂNG CƯỜNG MỐI QUAN HỆ KINH DOANH
   
   1. Trong quá trình giám sát tăng cường các Mối quan hệ Kinh doanh, Công ty sẽ duy trì một ma trận rủi ro để theo dõi các hoạt động bằng cách thiết lập các ngưỡng giao dịch ở các cấp độ KYC khác nhau. 
5. CÁC ĐIỀU KHOẢN CUỐI CÙNG
   
   1. Cán bộ phụ trách phòng chống rửa tiền (MLRO) của Công ty phải lập và trình Ban Lãnh đạo cấp cao bản tóm tắt giám sát trong báo cáo hàng quý của mình (Phụ lục số 8 của Chính sách), bao gồm các phát hiện chính được xác định trong quý tương ứng. Bản tóm tắt này phải bao gồm thông tin về các giao dịch được xác định là đáng ngờ và đã được gửi cho FCIS. 

‍

2. Việc giám sát Quan hệ Kinh doanh phải được thực hiện thường xuyên, lưu giữ thông tin về các biện pháp đã áp dụng trong quá trình giám sát và thông tin thu thập được trong quá trình thực hiện các hành động đó, lưu giữ thông tin về mục đích và bản chất của Quan hệ Kinh doanh, đồng thời thực hiện rà soát và cập nhật các thông tin này một cách thường xuyên.

8. Phụ lục số 4

đối với Chính sách Thực hiện các Biện pháp Phòng chống 

về Phòng chống Rửa tiền và Tài trợ Khủng bố của 

TRANS-FI UAB

‍

9. MẪU NHẬT KÝ

‍

/Đính kèm dưới dạng tệp Excel riêng/

10. Phụ lục số 5

đối với Chính sách Thực hiện các Biện pháp Phòng chống 

về Phòng chống Rửa tiền và Tài trợ Khủng bố của 

TRANS-FI UAB

‍

11. MẪU XÁC NHẬN NHÂN VIÊN ĐÃ NẮM RÕ CHÍNH SÁCH

‍

Nhân viên Công ty ký vào bảng dưới đây xác nhận đã nắm rõ Chính sách Thực hiện các Biện pháp Phòng chống Rửa tiền và Tài trợ Khủng bố của Công ty (bao gồm cả các phụ lục kèm theo). 

Trong trường hợp Chính sách (và các phụ lục kèm theo) được sửa đổi, nhân viên của Công ty phải được thông báo đầy đủ về các sửa đổi đó. Nhân viên phải xác nhận đã nắm rõ mọi sửa đổi bằng cách cung cấp thông tin được chỉ định trong bảng dưới đây và ký xác nhận mỗi lần thực hiện.

6. Phụ lục số 6

đối với Chính sách Thực hiện các Biện pháp Phòng ngừa 

về Phòng chống Rửa tiền và Tài trợ Khủng bố của 

TRANS-FI UAB 

‍

7. DANH SÁCH CÁC QUỐC GIA BỊ CẤM CÙNG VỚI DANH SÁCH CÁC QUỐC GIA CÓ RỦI RO CAO KÈM BIỆN PHÁP XỬ LÝ

‍

Tất cả các quốc gia dưới đây được coi là bị Công ty cấm: 

‍

1. Bị Công ty cấm;
2. Các quốc gia bị EU và LHQ trừng phạt
3. Các quốc gia bị OFAC trừng phạt, ngoại trừ Hồng Kông.

‍

Bị Công ty cấm:: Abkhazia, Angola, Bosnia và Herzegovina, Burundi, Trung Quốc, Croatia, Guinea-Bissau, Kosovo, Macedonia (Bắc), Mali, Montenegro, Nagorno-Karabakh, Nicaragua, Bắc Síp, Cộng hòa Dân chủ Ả Rập Sahrawi, Serbia, Slovenia, Somaliland, Nam Ossetia

‍

Các quốc gia bị cấm thực hiện giao dịch bởi Tran

sFi bao gồm các quốc gia sau: (Các quốc gia bị EU và LHQ trừng phạt, bao gồm TransFi)

‍

‍

TransFi xác định các khu vực pháp lý rủi ro cao dựa trên các danh sách sau

• Lực lượng Đặc nhiệm Tài chính (FATF)
• Các quốc gia rủi ro cao theo EU

‍

Các quốc gia rủi ro cao theo EU và FATF:

‍

Các quốc gia được xác định, ngoại trừ những quốc gia đã bị cấm như trên, bao gồm:

Trong danh sách các quốc gia có rủi ro cao, bất kỳ khách hàng nào đến từ các quốc gia liệt kê dưới đây đều phải trải qua quy trình thẩm định chuyên sâu trước khi bắt đầu sử dụng dịch vụ.

Quy trình thẩm định chuyên sâu bao gồm các bước sau:
Cá nhân:Khách hàng cần cung cấp bằng chứng về địa chỉ và nguồn tiền để đội ngũ của chúng tôi xem xét; khách hàng sẽ được phê duyệt để thực hiện các giao dịch tiếp theo nếu không có dấu hiệu đáng ngờ.

Pháp nhân : Khách hàng cần cung cấp nguồn tiền, giấy phép liên quan, chính sách AML (đính kèm tại Phụ lục 3.4.2) và bất kỳ tài liệu nào khác được yêu cầu để phục vụ điều tra thêm. Đội ngũ của chúng tôi sẽ xem xét và khách hàng sẽ được phê duyệt để thực hiện các giao dịch tiếp theo nếu không có dấu hiệu đáng ngờ.

‍

Các quốc gia sau đây là ngoại lệ đối với yêu cầu thẩm định chuyên sâu; chúng tôi không thực hiện EDD mà áp dụng cơ chế giám sát khác biệt.

‍

Các quốc gia này không thuộc diện thẩm định chuyên sâu nhưng phải chịu sự giám sát khác biệt vì lý do sau

• Bulgaria và Croatia là các quốc gia thành viên Liên minh Châu Âu
• Các khu vực pháp lý còn lại là những nền kinh tế đang phát triển với tốc độ nhanh và là nơi đặt trụ sở của nhiều tổ chức tài chính toàn cầu như HSBC, Standard Chartered, Wells Fargo và Citibank. 

‍

Tất cả người dùng tại các khu vực pháp lý này đều phải trải qua các bước kiểm tra nghiêm ngặt, bao gồm: kiểm tra lệnh trừng phạt và thông tin tiêu cực trên truyền thông, xác minh danh tính, kiểm tra tính xác thực (liveness test), sàng lọc PEP, giám sát giao dịch, kiểm tra trình duyệt và hành vi, kiểm tra rủi ro email, lập hồ sơ mạng xã hội, đối chiếu tên và giám sát tiền điện tử. Quy trình thẩm định chuyên sâu (EDD) sẽ được kích hoạt trong các trường hợp:

• Các hoạt động kinh doanh có điều kiện
• Vượt ngưỡng giao dịch
• Các sự kiện đáng ngờ;
• Khách hàng có rủi ro cao.

‍

Ngoài ra, hạn mức giao dịch sau KYC và hạn mức KYB tại các khu vực pháp lý này thấp hơn so với hạn mức dành cho người dùng TransFi từ các quốc gia không có rủi ro cao.

‍

6. Phụ lục số 7

đối với Chính sách Thực hiện các Biện pháp Phòng ngừa 

về Phòng chống Rửa tiền và Tài trợ Khủng bố của 

TRANS-FI UAB 

‍

1. BẰNG CHỨNG CHẤP NHẬN ĐƯỢC VỀ NGUỒN GỐC TÀI SẢN VÀ NGUỒN GỐC TIỀN TỆ

‍

6. Phụ lục số 8

đối với Chính sách Thực hiện các Biện pháp Phòng ngừa 

về Phòng chống Rửa tiền và Tài trợ Khủng bố của 

TRANS-FI UAB 

‍

7. MẪU BÁO CÁO HÀNG QUÝ CỦA MLRO

‍

BÁO CÁO CỦA MLRO QUÝ 1 NĂM 2025

‍

TRANS-FI UAB (“Công ty“) cam kết thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách minh bạch, cởi mở, phù hợp với các nghĩa vụ pháp lý của mình. Theo Chính sách Thực hiện các Biện pháp Phòng chống Rửa tiền và Tài trợ Khủng bố của Công ty (Chính sách AML), mục đích của báo cáo này là nhằm đánh giá chương trình AML/CTF, thông báo cho Hội đồng quản trị Công ty về tình hình và vị thế của chương trình AML/CTF, cũng như cập nhật các thay đổi và chỉ số chính liên quan đến quý báo cáo. 

‍

1. TÓM TẮT CÁC THAY ĐỔI LẬP PHÁP QUAN TRỌNG 

‍

Các thay đổi lập pháp quan trọng sau đây đã diễn ra trong Quý Báo cáo: [Cung cấp danh sách kèm tóm tắt ngắn gọn. Nếu không có – ghi “Không có”].

‍

2. LOẠI TIỀN ĐIỆN TỬ ĐƯỢC HỖ TRỢ 

‍

Các loại tiền điện tử sau đây đang được Công ty hỗ trợ: [CHÈN].

‍

[Mô tả các khác biệt: tiền điện tử mới tham gia, dự kiến sẽ sớm được đưa vào, v.v.]

‍

3. SỐ LƯỢNG KHÁCH HÀNG

‍

Dưới đây là số lượng và điểm rủi ro của khách hàng Công ty trong Quý Báo cáo:

‍

LƯU Ý: [VĂN BẢN TỰ DO – có thể thêm bình luận nếu phát hiện một số yếu tố, ví dụ: sự gia tăng của các khách hàng rủi ro cao, v.v.]

‍

1. KHU VỰC ĐỊA LÝ CỦA KHÁCH HÀNG

‍

Dưới đây là thông tin về khu vực địa lý của Khách hàng (đối với cá nhân là quốc tịch) liên quan đến Quý Báo cáo: 

‍

‍

LƯU Ý: [VĂN BẢN TỰ DO – có thể thêm bình luận nếu phát hiện một số yếu tố, ví dụ: sự gia tăng đáng kể số lượng Khách hàng từ khu vực pháp lý liên quan, v.v.]

‍

1. QUAN HỆ KINH DOANH ĐÃ CHẤM DỨT 

‍

Dưới đây là số lượng quan hệ kinh doanh với Khách hàng đã bị chấm dứt trong Quý Báo cáo:

‍

‍

LƯU Ý: [VĂN BẢN TỰ DO – có thể thêm bình luận nếu phát hiện một số yếu tố, ví dụ: chấm dứt quan hệ vì cùng một lý do, v.v.]

‍

1. TỔNG SỐ LƯỢNG PEP 

‍

Dưới đây là số lượng PEP được xác định trong cơ sở khách hàng trong Quý Báo cáo: [number of PEPs], chiếm [percentage]% tổng cơ sở khách hàng là [number]. 

‍

LƯU Ý: [VĂN BẢN TỰ DO – có thể thêm bình luận nếu phát hiện một số yếu tố, ví dụ: sự gia tăng đột biến và bất thường về số lượng PEP, v.v.]

‍

2. THÔNG TIN VỀ CÁC LỆNH TRỪNG PHẠT QUỐC TẾ 

‍

Dưới đây là số liệu phản ánh số lượng cảnh báo trừng phạt quốc tế được tạo ra trong Quý Báo cáo:

‍

‍

Trong trường hợp là cảnh báo dương tính thật, hãy mô tả các hành động đã thực hiện: [VĂN BẢN TỰ DO; NẾU KHÔNG CÓ TRƯỜNG HỢP NÀO – GHI N/A]

LƯU Ý: [VĂN BẢN TỰ DO – có thể thêm bình luận nếu có các yếu tố liên quan, ví dụ: xác định rằng quy tắc trừng phạt liên quan đã tạo ra quá nhiều cảnh báo dương tính giả và đã bị tạm dừng/loại bỏ.]

‍

1. TỔNG SỐ CÁC CUỘC ĐIỀU TRA NỘI BỘ VÀ SAR

‍

Dưới đây là dữ liệu phản ánh số lượng Báo cáo Giao dịch Đáng ngờ (“SAR”) đã gửi cho FCIS trong Quý Báo cáo: 

‍

‍

LƯU Ý: [VĂN BẢN TỰ DO – có thể thêm bình luận nếu có các yếu tố liên quan, ví dụ: sự gia tăng đột biến các Báo cáo Giao dịch Đáng ngờ (SAR) và nguyên nhân xác định, v.v.]

‍

1. ĐÀO TẠO 

‍

Dưới đây là dữ liệu về các buổi đào tạo dành cho nhân viên Công ty trong Quý Báo cáo:

‍

LƯU Ý: [VĂN BẢN TỰ DO – có thể thêm bình luận nếu có các yếu tố liên quan, ví dụ: đào tạo theo lịch trình, hội nghị, v.v.]

‍

1. BÁO CÁO VỚI CƠ QUAN CHỨC NĂNG

‍

Dưới đây là thông tin về các yêu cầu/báo cáo đã gửi cho cơ quan quản lý có thẩm quyền trong Quý Báo cáo (lưu ý: mục này bao gồm cả việc nộp các báo cáo bắt buộc và tất cả các trao đổi với cơ quan chức năng do tổ chức hoặc Công ty chủ động thực hiện):

‍

LƯU Ý: [FREE TEXT – comments may be added in case some factors are seen]

‍

1. GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU TRA 

‍

Tổng số cảnh báo giám sát được tạo ra trong Kỳ Báo cáo: [number] 

‍

Tổng số cảnh báo giám sát hiện đang được Công ty đánh giá: [number]

‍

Thời gian trung bình xử lý cảnh báo: [days]

‍

Thông tin quan trọng khác: [FREE TEXT FORM]

‍

2. CÁC THAY ĐỔI QUAN TRỌNG VỀ QUY TRÌNH NỘI BỘ 

‍

Các quy trình nội bộ sau đây đã được cập nhật, chuẩn bị hoặc đang trong giai đoạn xem xét/chuẩn bị trong Kỳ Báo cáo:

‍

LƯU Ý: [VĂN BẢN TỰ DO – có thể thêm bình luận nếu phát hiện các yếu tố liên quan, ví dụ: kiểm toán nội bộ đang chờ xử lý có thể dẫn đến những thay đổi bổ sung]

‍

1. CÁC THAY ĐỔI HỆ THỐNG CHÍNH 

‍

Các hệ thống sau đây đã được cài đặt, cập nhật và rà soát trong Kỳ Báo cáo:

‍

LƯU Ý: [VĂN BẢN TỰ DO – có thể thêm bình luận nếu phát hiện các yếu tố liên quan, ví dụ: kiểm toán nội bộ đang chờ xử lý có thể dẫn đến những thay đổi bổ sung]

‍

1. NHÂN SỰ AML / CTF

‍

Trong Quý Báo cáo, Công ty có tổng cộng [number] nhân viên làm việc trong lĩnh vực AML / CTF và các lệnh trừng phạt quốc tế, trong đó:

‍

1. [number] – chịu trách nhiệm giám sát;
2. [number] – chịu trách nhiệm báo cáo FCIS;
3. [number] – báo cáo định danh khách hàng;
4. [number] – [VĂN BẢN TỰ DO].  

‍

LƯU Ý: [VĂN BẢN TỰ DO – có thể thêm bình luận nếu phát hiện các yếu tố liên quan, ví dụ: các vị trí mới sẽ được tuyển dụng trong quý tới, v.v.]

‍

2. THÔNG TIN KHÁC 

‍

[VĂN BẢN TỰ DO – để thêm mô tả về các thông tin/trường hợp liên quan khác trong Quý Báo cáo. Ví dụ: khi nào kiểm toán nội bộ sẽ được triển khai/hoàn tất; khi nào EWRA sẽ được thực hiện/triển khai/hoàn tất; có thể có bất kỳ thay đổi nào khác trong cơ cấu tổ chức, v.v.]

‍

VĂN BẢN TỰ DO – để thêm mô tả về các thiếu sót đã xác định trong lĩnh vực AML / CTF và các lệnh trừng phạt quốc tế mà theo ý kiến của MLRO, cần được báo cáo lên Ban lãnh đạo cấp cao và cần được khắc phục]

‍

3. CÁC HÀNH ĐỘNG CỦA MLRO TRONG QUÝ TỚI

‍

Dựa trên thông tin được cung cấp trong Báo cáo Quý này, MLRO sẽ đảm bảo thực hiện các hành động sau trong quý tới:

‍

1. [Đảm bảo các quy trình nội bộ của XXX được hoàn thiện và phê duyệt bởi Hội đồng quản trị]. 
2. [Hoàn thiện EWRA và trình lên Hội đồng quản trị]
3. […]
4. […]
5. […]

‍

Họ và tên

MLRO     Chữ ký

6. Phụ lục số 9

về Chính sách Thực hiện các Biện pháp Phòng ngừa 

về Phòng chống Rửa tiền và Tài trợ Khủng bố của 

TRANS-FI UAB 

‍

1. MẪU NHẬT KÝ TẬP LUYỆN

‍